En octobre 2018, quand Angelika Schwartz a rejoint American Air Filter Europe (AAFE) en tant que responsable IT, l'entreprise avait déjà choisi SAP S/4HANA pour remplacer un ensemble tentaculaire de systèmes ERP de son portefeuille international en pleine expansion. Auparavant la responsabilité des opérations IT incombait au vice-président des finances, du contrôle de gestion et de l’IT d'AAFE, qui travaillait avec un responsable informatique intérimaire externe. Mais compte tenu de l'expansion de l'entreprise et de l'ampleur de la migration à venir, cette situation n'était plus tenable. La société a donc fait appel à Mme Schwartz, qui avait acquis une forte expérience du déploiement de SAP dans les secteurs de l'assurance et des produits chimiques industriels.

Le premier défi d’Angelika Schwartz a été d'aligner sans délai les processus de gestion et les systèmes ERP de seize entités juridiques réparties dans quatorze pays européens, y compris ceux du groupe Dinair, acquis par AAFE deux ans auparavant. Les différentes filiales s'appuyaient sur des systèmes très divers, allant du crayon-papier ou des feuilles de calcul pour certains processus à l’AS/400 pour d'autres. Les filiales utilisaient Pyramid Business Studio dans les pays nordiques, Navision en Finlande, Exact en Espagne et Infor en Allemagne, en Autriche et en France. « Tous ces systèmes étaient trop locaux, trop petits ou trop vieux », explique Mme Schwartz, ajoutant que ses collègues étaient impatients de mettre la main sur un nouveau système ERP.

Pourtant, le changement culturel nécessaire était important : au lieu de laisser à chaque entreprise le soin de définir librement ses propres processus et de personnaliser ses systèmes IT en fonction de ses besoins, l’AAFE a adopté l'approche unique de S/4HANA dans le cloud de SAP, en définissant un modèle applicable à toutes ses sociétés de vente, et un autre modèle à suivre pour ses activités de fabrication. « Nous voulions mettre en place des processus similaires et avoir une transparence dans chaque pays », indique Mme Schwartz.

Fixer un plan de déploiement

C’est essentiellement la rapidité qui a motivé ce choix de conception, car la mise en place de systèmes distincts sur site pour chaque filiale aurait été trop lente. Dans le cloud, le déploiement pouvait être beaucoup plus rapide, car chaque filiale devait travailler avec le modèle, le configurant uniquement pour tenir compte des taxes et réglementations locales. « En outre, cette approche évitait aussi à l'AAFE de faire appel à des consultants », ajoute Angelika Schwartz. Pour s'assurer que le modèle pourrait répondre aux besoins de toutes les entreprises nationales qui exploitaient des entrepôts, Mme Schwartz a fait participer des employés de tout le continent au travail initial pour l'Allemagne et l'Autriche, premières unités commerciales concernées par la feuille de route de la migration : « Nous avions une équipe mixte complète, toutes les personnes des pays nordiques, du sud et de l’Allemagne. » Le risque, avec autant de personnes, était de perdre beaucoup de temps dans des discussions stériles pour savoir quelle était la meilleure façon de faire. Pour éviter cela, Mme Schwartz a dit à l'équipe de regarder comment fonctionnait S/4HANA, puis de trouver comment modifier les procédures de chaque pays pour qu'elles correspondent. « C'était une façon de penser vraiment différente », déclare-t-elle.

Mais le choix de SAP a connu un premier revers quand un consultant a présenté un premier prototype du système au cours d’un atelier préliminaire. « Il y avait un champ pour la hiérarchie des produits, et l'un de mes employés a demandé : « Quelle est la profondeur de cette hiérarchie de produits ? Combien y a-t-il de niveaux derrière ? Il nous en faut huit. » Et là, le consultant a répondu : « Oh non, ce champ de hiérarchie de produits est factice. Il n'est pas développé », raconte Mme Schwartz. La hiérarchie des produits permet aux entreprises de catégoriser, de regrouper et d’associer des composants et des offres connexes pour la vente, l'inventaire et la comptabilité, et constitue une caractéristique essentielle des systèmes ERP.

Après ce choc, SAP a rapidement comblé le vide et ajouté la prise en charge des hiérarchies de produits dans tous les modules de l'application. Au final, cette déconvenue s’est soldée par un retard de quelques mois pour l’AAFE et le fournisseur a résolu le problème pour d'autres entreprises adoptant S/4HANA dans le cloud. Selon Mme Schwartz, l’AAFE a été l'un des premiers clients de SAP possédant des usines de fabrication à utiliser S/4HANA Public Cloud sans personnalisation et en suivant les meilleures pratiques de SAP.

La qualité des données d'abord

Après avoir migré les deux premières unités commerciales vers S/4HANA, un point sur les progrès réalisés a permis de constater qu’un domaine nécessitait plus d’attention : la qualité des données. « Nous devions vraiment nous préoccuper davantage de la qualité des données lors de la migration de l'ancien système vers le nouveau », souligne Angelika Schwartz. Cette prise de conscience a incité l’AAFE à nettoyer les données de tous ses anciens systèmes ERP en parallèle, afin de s'assurer que chaque unité opérationnelle serait prête quand son tour de migrer arriverait. « L’opération a pris beaucoup plus de temps que prévu », admet Mme Schwartz à propos du projet de données, ajoutant que les structures de reporting avaient également posé des problèmes. « Parfois, il n'y avait pas de responsable, ou deux personnes étaient responsables. Nous devions d'abord régler cette question. Nous avons aussi compris que la responsabilité devait être clairement établie. »

Quand l’AAFE a été prête à mettre en ligne ses deux premières instances S/4HANA, la pandémie battait son plein, et l'équipe IT a commencé à travailler à domicile. Quelques tâches, comme le test des scanners dans les entrepôts et la formation du personnel à leur utilisation, ont dû être effectuées en personne, mais Mme Schwartz a été agréablement surprise par la quantité du déploiement qu’il a été possible de réaliser virtuellement. Au lieu de se réunir dans une salle de contrôle centrale le jour de la mise en service, l'équipe s'est réunie dans une salle virtuelle. « J'étais un peu inquiète », reconnaît Mme Schwartz, craignant que l’implication nécessaire à la mise en service ne soit pas suffisante en virtuel. Mais, « dès que les premiers problèmes sont apparus, l'équipe était vraiment soudée et très impliquée pour les résoudre », dit-elle. Mme Schwartz vit en Allemagne, l'un des deux premiers pays de l'AAFE à avoir été mis en service. L'expérience du déploiement virtuel forcé par la pandémie s'avérera donc utile quand elle travaillera sur des migrations dans des pays plus éloignés. Depuis, l'organisation des ventes de l’AAF Europe aux Pays-Bas a également migré avec succès vers S/4HANA. 

Mme Schwartz encourage les autres DSI à adopter une approche transversale avant d'entamer une migration du même type. L’AAFE a commencé par migrer une organisation de vente, mais les décisions prises par les ventes ont également un impact sur les finances et les achats. « Nous avons commencé à regarder uniquement les ventes par module, puis les achats, puis les finances, mais nous avons compris pour finir que nous avions mis trop de temps à prendre en compte la transversalité. C’est aussi l’une des leçons de cette migration. »