Lorsqu'Aurore Butrot rejoint Intuis (ex-groupe Muller) comme DSI, il y a bientôt deux ans de cela, l'entreprise vient d'entamer une transformation stratégique, qui prévoit notamment le regroupement de ses différentes marques sous une nouvelle identité et la fusion de ses entités juridiques. Pour ce groupe industriel français, spécialisé dans les équipements pour le confort thermique des bâtiments, ce remaniement marquait un tournant important, avec une volonté d'unifier l'organisation. Afin que le portefeuille de projets IT soit aligné sur cette stratégie, la DSI a choisi de mettre en place deux solutions complémentaires : AirSaaS pour le pilotage stratégique et Asana pour la gestion opérationnelle des projets.

« L'IT est un bon levier pour décloisonner, mais il fallait pour cela recréer de la cohérence entre les projets en cours et les enjeux stratégiques », confie Aurore Butrot. Au moment où la transformation démarre, l'entreprise peine en effet à s'y retrouver dans ses projets IT, avec des équipes informatiques parfois submergées et une feuille de route peu claire. Jusqu'alors, les projets étaient gérés dans Excel, ce qui n'offrait pas la visibilité nécessaire et compliquait le pilotage. Pour la DSI, il était donc nécessaire de mettre sur la table tous les projets en cours et de simplifier les processus. « Les directions générales et financières attendent des cas d'usage et veulent des retours sur investissement. Elles souhaitent juste comprendre la finalité d'un projet, sans être noyées sous les détails techniques, souligne Aurore Butrot. Or Excel n'est pas le meilleur format pour alerter ni pour obtenir l'attention du comité de direction. »

Rendre la roadmap visible

C'est avec ces attentes en tête que l'entreprise découvre la solution d'AirSaaS, puis décide de la mettre en oeuvre. « Nous souhaitions un outil très ergonomique et synthétique, pas trop détaillé pour ne pas noyer une direction générale. L'objectif était d'embarquer ces dirigeants non informaticiens en allant à l'essentiel, mais aussi de montrer la valeur apportée par l'équipe IT », relate Aurore Butrot. Au démarrage, celle-ci a renseigné l'outil afin qu'il contienne suffisamment d'information. L'enjeu était de rendre la roadmap visible, d'une part pour donner confiance en apportant de la transparence ; d'autre part pour pouvoir expliquer pourquoi certains projets entraient en concurrence, afin de faire comprendre la nécessité de certains arbitrages.

Rapidement, la solution est devenue le référentiel des projets d'Intuis pour l'ensemble des membres du comité exécutif. « Une approche donnant-donnant : en échange de la transparence, les projets devaient être cadrés, sans objectifs qui varient constamment », explique Aurore Butrot. En effet, du côté des équipes IT, ces éléments n'étaient pas toujours présents et il fallait souvent relancer les métiers en cas d'arbitrage, afin de pouvoir avancer. « Si on ne dispose pas d'éléments factuels à montrer, on ne peut pas rendre visibles ces enjeux, on perd en crédibilité et tout retombe sur l'IT », fait observer la DSI. Celle-ci insiste également sur l'importance de renseigner la solution avec régularité, reconnaissant veiller au grain sur cet aspect : « l'information doit être à jour, pour éviter que l'on nous dise : l'outil ne sert à rien. »

Vision stratégique et vision opérationnelle

Après la mise en place d'AirSaaS, le groupe s'est fait accompagner par un cabinet dans le cadre de sa transformation organisationnelle, afin d'acculturer l'équipe sur la gestion de projet. Mais la méthodologie proposée s'est avérée un peu trop lourde par rapport aux besoins. À la suite de cette expérience, une équipe souhaitait toutefois aller plus loin en matière de gestion de projet. La DSI cherche alors un outil adapté, avec un prérequis : la solution devait s'interfacer avec AirSaaS afin d'éviter les resaisies d'information. C'est finalement Asana qui est retenu. Au fil du temps, d'autres métiers ont adopté la solution, désormais poussée comme outil de gestion de projet au sein du groupe. « L'important est d'embarquer les équipes métiers sur un outil simple, pour lequel elles ont de l'appétence », estime Aurore Butrot. La DSI a choisi de laisser beaucoup d'autonomie et de flexibilité aux métiers sur Asana, accompagnant simplement la mise en place initiale avant de leur laisser la main.

Les deux solutions fonctionnent aujourd'hui en complémentarité. « AirSaaS est orienté vers le Codir/Comex, c'est un outil très synthétique, où l'on arrive à agréger des portefeuilles de projets. Il fournit la vision stratégique, donne la feuille de route et les projets par métiers. Asana, de son côté, est plus orienté vers l'équipe et la gestion des tâches, il permet la gestion des ressources et des plannings, avec une vision très opérationnelle », explique Aurore Butrot. Typiquement, le management va plutôt voir dans AirSaaS pour connaître l'avancement d'un projet, et en cas de problème, l'équipe consulte les détails dans Asana afin d'en comprendre l'origine.

Valoriser les projets faits par l'IT

Dans un premier temps, AirSaaS a permis de lister tous les projets. L'information s'est ensuite enrichie, notamment via l'intégration avec Asana. Une nécessité selon Aurore Butrot : « Si on n'arrive pas à expliquer l'ampleur des tâches, il est facile de dire qu'un projet est trop long ou trop cher. En revanche, si l'on sait dire par exemple que tel projet nécessite de nettoyer les données sur un catalogue de 15 000 produits, cela rend les choses mesurables. » Pour elle, les DSI doivent appliquer en interne le même savoir-faire que les consultants avant-vente quand ils font des estimations, une façon de donner de la valeur à l'ensemble des tâches réalisées par les équipes IT et métier.

La transparence apportée par le duo d'outils a aussi permis de rendre visibles l'ampleur de la transformation et l'ensemble des personnes impliquées. « Les DSI peinent parfois à valoriser leurs projets. Nous travaillons aussi beaucoup sur la communication », indique la DSI. Celle-ci a intégré il y a quelques mois un alternant en communication digitale, afin de communiquer sur les projets de façon pertinente. « 80% du temps, les détails ne servent à rien », affirme Aurore Butrot, qui pointe les limites d'une communication trop centrée sur les seules équipes IT. Plutôt que de perdre du temps sur ce qui va bien, elle préconise encore de passer ce temps sur ce qui dérive, d'autant que les problèmes ne surgissent pas d'un coup. « Plus on suit les choses de façon régulière, plus vite on peut les remettre sur le bon chemin. »