C’est l’un des premiers grands groupes à avoir testé et adopté la solution de stockage et de partage de documents proposée par Box. Schneider Electric est une entreprise française spécialisée dans la gestion de l’énergie. La création du groupe remonte au XIXe siècle, où les frères Schneider reprennent les fonderies en difficulté du Creusot en 1836. Avant de se lancer dans le secteur de l’électricité la société a été connue comme un acteur de l’armement durant les deux guerres mondiales avant d’abandonner cette activité pour se concentrer sur la construction, la sidérurgie et, bien sûr, l’électricité.

Aujourd’hui, le groupe basé à Rueil-Malmaison a pris une ampleur internationale. 142 000 employés, une présence dans plus de 100 pays – dont trois sièges mondiaux aux Etats-Unis, en Espagne et en Chine – pour 24,7 milliards d’euros de chiffres d’affaires en 2017. L’activité de gestion de l’énergie de Schneider Electric s’adresse principalement aux professionnels du secteur. Le groupe travaille ainsi pour clients tels que des distributeurs de matériel électrique, des tableautiers, des installateurs, des intégrateurs systèmes, des constructeurs de machine et d’équipements, des énergéticiens, etc.

Envie d’aller plus loin que le NAS

L’utilisation de Box par le groupe remonte à 2012. « Avant Box, Schneider Electric s'appuyait sur les NAS et le stockage basé sur Lotus Notes [aujourd’hui, IBM Notes] » indique Elizabeth Hackenson, DSI de Schneider Electric, arrivée à ce poste en décembre 2017. « Nous recherchions un outil facilitant le stockage, le partage des documents et plus de collaboration tout en apportant la sécurité nécessaire avec un accès fondé sur les statuts et le contrôle des versions. »

Le spécialiste de l’énergie a donc réalisé une étude de marché pour tester différents produits, sans préciser lesquels, et définir comment ils correspondraient à leurs besoins. « Nous avons finalement choisi Box car la formation des nouveaux utilisateurs est rapide, et pour les contrôles granulaires qu’elle fournit aux utilisateurs finaux et aux administrateurs de plateforme » continue Mme Hackenson.

Phase de test et perturbations mineures

Dans un cas d’utilisation publié en 2016, l’ancien DSI de Schneider, Hervé Coureil, indiquait que Box a d’abord été testé sur 4 200 personnes avant d’être intégré naturellement par l’ensemble des salariés. Même si le déploiement a été réalisé plutôt sans encombre, l’actuelle responsable du système d’informations indique que la gestion de la bande passante Internet disponible sur chaque site a été un « paramètre crucial » à vérifier pendant et après le déploiement de Box. « Il y a eu des cas de perturbation du réseau en raison du grand nombre d'utilisateurs qui ont synchronisé des fichiers volumineux sur un seul site » note-t-elle. « Cependant, nous avons mûri notre réseau interne et nos processus pour optimiser le trafic Box. »

En plus de partager plus facilement leurs projets et en discuter en interne, les salariés de Schneider utilisent Box pour des usages quotidiens. Comme l’entreprise possède une licence Office 365, chacun peut éditer et partager des fichiers de la suite bureautique Microsoft nativement dans Box. Certaines applications de ce dernier ne sont pas utiles à Schneider, comme les multi-zones, qui a fait appel aux leaders du secteur pour renforcer son réseau.

(Crédit : Box)

Mais d’autres, comme Box Governance, sont utilisés régulièrement par l’équipe juridique du groupe. « Les équipes commerciales peuvent accéder aux présentations et aux supports marketing lors des réunions avec les clients sans avoir à télécharger des fichiers à l'avance » ajoute Elizabeth Hackenson. « Les fichiers ont également des niveaux d'autorisation très fins pour assurer la sécurité et la protection des données. » Le PDG du groupe, Jean-Pascal Tricoire, utilise même Box pour son webcast mensuel à l'attention de tous les employés.

Un élément clé du SI

A l’issue de la convention BoxWorks, fin août à San Francisco, pendant laquelle Mme Hackenson est intervenue brièvement aux côtés d’autres DSI, la représentante de Schneider Electric s’est dit particulièrement intéressée par la future solution de sécurité que Box entend sortir en fin d’année. « Les capacités offertes par Box Shield ont longtemps été recherchées par notre équipe et vont permettre de surveiller les activités de manière proactive » estime la DSI de Schneider. « Nous attendons également avec impatience les nouvelles automatisations disponibles qui apporteront de l’intelligence à nos processus d’affaires numériques, ainsi que l’extension Box Skills et ses analyses d’image et audio-visuelles augmentées au machine learning. »

Aujourd’hui, Box est devenu un élément principal de la pile technologique du SI de Schneider Electric. Les développeurs du groupe s’en servent également pour développer les applications internes. « Cela s'inscrit dans notre stratégie informatique plus large de cloud, mobile et security-first, tout en tirant parti de l'économie des API pour une productivité accrue de l'entreprise » argumente Elizabeth Hackenson. Box a également facilité le processus « Ready To Go » où les nouveaux employés arrivent à leurs postes et n’ont qu’à allumer leur PC pour commencer à travailler. Comme la plateforme intègre tous les outils de l’entreprise - dont DocuSign ou Salesforce - « nous sommes passés de 71 % à 100 % de nos nouveaux employés prêts à travailler dès leur premier jour au sein de notre entreprise » conclut la DSI de Schneider Electric.