Conçus pour automatiser les tâches administratives, les logiciels Conciliator Pay, Spend et Control de Dhatim s’adressent aux directions RH, Achats et Finance. Ils résultent de plusieurs années de R&D, au cours desquelles l'éditeur français a élaboré et testé ses algorithmes d’intelligence artificielle appliqués à la reconnaissance de factures et de bulletins de paie. Ils ont été livrés il y a un an et demi et, à l'automne dernier, l'entreprise a levé 2,5 millions d’euros auprès d’Amundi Private Equity Funds pour accélérer son développement en France et à l’international. « Nous sommes une des premières sociétés à utiliser le deep learning pour automatiser la vérification des factures », nous a indiqué Thomas Bourgeois, son CEO. Il a co-fondé Dhatim en 2008 avec Pierre de Chastellier, CTO, et Marc Rouanne. Venus de l’industrie, ils connaissaient bien le monde des opérateurs de télécommunications confrontés à la gestion de leurs dépenses fournisseurs. « Nous avons travaillé sur des solutions innovantes pour automatiser au fil de l’eau la vérification de factures qui totalisent des milliers de lignes ».

La détection des incohérences (taux de TVA mal appliqués, doublons, totaux incorrects…) permet aux entreprises d’optimiser leurs coûts de façon significative. Dhatim compte déjà plusieurs dizaines de clients qui, selon les catégories de dépenses et les départements, réalisent entre 5 et 30% d’économies. Ses logiciels sont utilisés par des groupes comme L’Oréal, SFR, Vodafone ou Engie. Les solutions Conciliator Control et Spend ne travaillent pas sur les données entrées dans l’ERP mais elles les récupèrent à la source. Elles s’appuient sur les données des flux EDI ou sur les fichiers images (pdf, jpg…) des factures numérisées. Sur ces dernières, le logiciel opère un traitement optique et met en œuvre des technologies de deep learning pour repérer les différentes zones de l’image et identifier par apprentissage l’ensemble des lignes : noms des fournisseurs, libellés, prix unitaires, montant total… « Alors qu’avec l’OCR, il fallait définir où chercher les informations, avec le deep learning, on ne décrit rien, la machine est capable d’aller détecter seules les bons champs sur des factures qu’elle n’a jamais vues auparavant », pointe Thomas Bourgeois. L’apprentissage a requis la lecture de plusieurs centaines de milliers de factures pour reconnaître les différentes zones et mettre au point les logiciels.

Pouvoir comparer les fournisseurs entre eux

« Conciliator a plusieurs champs d’application », souligne Thomas Bourgeois. « Nous avons démarré sur quelques coûts liés aux achats directs, puis élargi à tous les types de coûts et au domaine des RH. Notre offre globale couvre les fonctions transverses de l’entreprise : la direction financière, la direction des achats fournisseurs et les ressources humaines avec la gestion de la paye et de la déclaration sociale nominative ». Dans la solution destinée aux acheteurs, lorsque le logiciel a capté les informations précises des factures, l'étape suivante consiste à catégoriser les libellés pour les regrouper afin de pouvoir comparer les fournisseurs entre eux, dans le détail, au niveau de l’item acheté. L’expert acheteur (le category manager) va positionner son jeu d’apprentissage sur les lignes de dépenses et, chaque mois, les lignes de factures vont venir alimenter un référentiel. Un moteur de règles permet par ailleurs aux experts métiers d’écrire leurs règles de contrôle.

Dans le domaine des RH, avec la déclaration sociale nominative (DSN), les entreprises doivent déclarer chaque mois les informations unitaires des salariés. L'obligation de contrôles associée à cette mise en place ont notamment attiré vers Dhatim une vingtaine de nouveaux clients, entreprises de plus de 1000 salariés. Son logiciel Conciliator Pay, disponible en mode SaaS, permet d’appliquer en quelques minutes plus de 1000 contrôles unitaires aux DSN chargées sur le site. Il permet ainsi de détecter des erreurs pouvant déboucher sur des redressements. Des vérifications de cohérence qui se feraient autrement à la main, de visu. « Chez L’Oréal, cela a permis à une quarantaine de gestionnaires de paie d’automatiser ces contrôles manuels tous les mois et de se concentrer sur d’autres parties de leur métier », nous a indiqué le CEO de Dhatim. Il cite aussi la SNCF où 5 millions de contrôles unitaires sur 180 000 salariés se font en quelques minutes.

Des métiers qui se transforment

« Parmi les fonctions qui se digitalisent, le métier de comptable va également se révolutionner car la machine va être capable de faire la saisie de pièces comptables et la tenue des comptes. Conciliator réalise la capture automatisée des données de facture et peut affecter ces lignes de dépenses dans les plans comptable et analytique par le biais d’une méthode d’apprentissage. En réduisant le temps passés sur ces tâches, les cabinets comptables pourront développer d'autres pans de leur activité, par exemple travailler sur des offres additionnelles de conseil, évoque Thomas Bourgeois. Le logiciel SaaS RH de Dhatim s’adresse aux grands groupes comme aux PME d’une centaine de collaborateurs. Il comporte une partie visualisation des données et tableau de bord. Sur la partie achats de l'offre, l'éditeur prépare la mise en ligne de sa solution. Dans quelques semaines, il fera par ailleurs partie de la délégation française qui se rendra au G20 Young Entrepreneurs Alliance à Berlin.