Embarquée dans Google Desktop 3, la fonction "Search Accross Computers" permet à un utilisateur de partager ses documents et leurs index entre plusieurs machines au prix de leur stockage sur un serveur du moteur de recherche. Si l'utilisateur active cette fonction, ses documents (word, PDF, fichiers tableur...) sont copiés sur les serveurs de Google et indexés afin d'être accessibles depuis n'importe quel autre ordinateur. Google indique que ces informations sont encryptées sur ses serveurs et que seul un nombre limité de ses employés y ont techniquement accès. Il promet aussi de préserver la confidentialité de ces informations et de ne pas les utiliser pour ses activités. Gartner indique qu'à son avis, le simple transport de données hors des murs de l'entreprise est un risque inacceptable pour la sécurité, car nombre d'employés ne seront pas capables d'identifier correctement les documents qui doivent rester au sein de l'entreprise et ceux qui peuvent être partagés. Gartner recommande aux entreprises qui utilisent la version entreprise de Google Desktop de désactiver la fonction "Search Across Computers" au moyen de la console d'administration centralisée du logiciel. A celle qui autorisent l'utilisation de la version standard de Google Desktop par leurs employés, Gartner préconise l'installation de la version entreprise et le verrouillage de la nouvelle fonction. On pondérera l'avis du cabinet de consulting par un tantinet de pragmatisme et un léger grain de sel. Depuis les débuts du PC, les employés baladent leurs données sur des supports aisément subtilisables tels que des disquettes, des clés USB, des disques durs portable et même des ordinateurs portables. Si l'on peut avoir des interrogations légitime sur le service de Google, notammetn en terme de protection de la vie privée, il n'est pas dit que le stockage de données sur les serveurs du moteur de recherche soit moins sûr que leur transport sur des supports amovibles...