Au 1er janvier 2019, les contribuables verront leur salaire mensuel diminuer. Le prélèvement à la source (PAS) sera en effet effectif et consiste à retenir l’impôt directement sur le salaire du contribuable, plutôt que de le laisser percevoir son salaire, déclarer ses revenus et ensuite payer l’impôt. Pour éviter de prendre les employés au dépourvu, le gouvernement a autorisé une phase de préfiguration - commencée en septembre – pendant laquelle les entreprises peuvent notamment « faire figurer sur les bulletins de salaire des informations relatives à la Retenue à la source ».

Mais malgré les relances de la DGFiP (qui gère l’impôt sur le revenu) tous les quinze jours, les entreprises mettent du temps à entrer dans cette phase de préfiguration. L’éditeur ERP Cegid en témoigne : au début de l’été, seules 500 entreprises clientes avaient commencé à se préoccuper de ces questions. Ceci alors que l’éditeur a mis à jour son logiciel pour être en conformité avec la réforme.

Tout passe par la DSN

Cela passe notamment par la mise en place de la DSN. La Déclaration sociale nominative est un fichier mensuel produit à partir de la paie destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernées. Ce document unique et dématérialisé permet surtout de remplacer l’ensemble des déclarations périodiques ou événementielles qui devaient être adressées jusqu’à aujourd’hui par les employeurs à pléthore d’acteurs (CPAM, Urssaf, AGIRC ARRCO, Organismes complémentaires, Pôle emploi, Centre des impôts, Caisses régimes spéciaux, etc.).

Le contribuable a le choix entre différents taux de calcul du prélèvement à la source. (Crédit : Cegid)

La DSN concerne les entreprises privées et est comprise dans l’abonnement annuel des utilisateurs de l’ERP de Cegid. L’aide à son intégration et la formation sont facturés. Et pour les acteurs publics, on parle de PASRAU, pour Prélèvement à la source pour les revenus autres. En effet, les salaires dans le secteur publique – que ce soit dans les collectivités territoriales, les hôpitaux ou les gendarmeries ne répondent pas aux cadres généraux. Par exemple, la paie d’un élu local varie aussi en fonction de nombre de mandats qu’il ou elle a effectué. Cegid propose également gérer cela, en supplément payant. Et la ville de Lille a voulu commencer mettre en œuvre le PASRAU avec l’éditeur.

Une intégration en quelques mois

Tout commence en mars dernier, moment où Cegid vient présenter le module aux équipes de coordination des traitements et de la qualité de la donnée à la Ville de Lille, dont Abdelaziz Belasri est le responsable. L’administration locale, qui gère 6 000 bulletins de salaire par mois, a reçu une première version du module par Cegid le mois suivant. La DSI avait fourni de base de données test pour le projet et des taux fictifs de PAS. Ces tests rassemblaient également les données des villes de Lomme et Hellemmes, dans la proche banlieue lilloise. Une phase de pré-contrôle des données des employés a été nécessaire. Pendant le mois de juin, les équipes d’Abdelaziz Belasri se sont donc attelées à cette tâche, avec un outil maison appelé AutoControl. 29 types d’anomalies liés aux données des agents ont été repérés (erreurs de codes postaux, lieux de naissance, etc.).

Avant l'intégration du PASRAU, la Ville de Lille a dû adapter les données de ses agents pour que toutes les sources concordent pour une même personne. (Crédit : Ville de Lille)

Cette étape d’adaptation des données, bien que laborieuse, a été indispensable puisque les données sont soumises à la DGFiP qui retourne des « Comptes-rendus métier » (CRM), dont des CRM nominatifs qui comprennent les taux à appliquer en paie et des informations sur d'éventuelles anomalies. Dès réception de ce fichier, il est injecté dans le module PASRAU. Ce processus s’est terminé vers la mi-juin à Lille, avec les taux fictif. M. Belasri indique que l’ajout des rubriques concernant le montant de la Retenue à la source et du taux appliqué ont été réalisés sans problèmes majeurs. Pendant la phase d’intégration et ensuite, le traitement des fiches de paies prend deux jours et demi.

Les cas très particuliers pris en charge

D’autres tests ont été réalisés sur des cas encore plus particuliers, comme les intérimaires de courte ou de longue durée, agents à temps partiel, temps non complet, les agents avec une double situation administrative, etc. Ceux travaillant pour la ville de Lille mais vivant en Belgique sont, eux, exclus du PASRAU. Les tests se sont, là aussi, bien déroulés. La prochaine étape est l’intégration des données réelles cette fois, qui devrait avoir commencé depuis début octobre.

De son côté, Cegid veut faire en sorte que ses clients soient prêts à répondre aux questionnements de leurs employés en janvier prochain. L’éditeur a ainsi indiqué travailler sur un chatbot dédié totalement aux questions sur le prélèvement à la source à destination de ces derniers. Cegid collabore avec un éditeur d’agents conversationnels bien connu : Do You Dream Up.