Être toujours plus productif. Ne pas perdre de temps dans l’envoi de mails intempestifs. Gagner du temps. Ce sont les arguments de tous les éditeurs de solutions de TMS (Task Management Software) ou gestion de tâches. Et dans la lignée d’un Trello, d’un Wrike ou d’Asana, Taskworld entend bien séduire les professionnels sur tous les continents. Déjà implanté aux Etats-Unis (où est basé son siège), au Japon (pour la R&D), en Thaïlande (où sont les développeurs), l’éditeur développe désormais des bureaux commerciaux dans les pays où sont situés ses clients. En Europe, après Stockholm et Berlin, Taskworld s’implantera en France dès le 1er avril. Dirigée par Anaïs Normand, qui a bien voulu nous accorder une interview, l’équipe n’est composée pour le moment que de trois personnes mais devrait monter à une quinzaine de personnes d’ici la fin de l’année. Au total, Taskworld emploie une cinquantaine de personnes dans le monde. La prochaine ouverture de bureau devrait se faire à Dubaï dans l’année.

Lancé commercialement en 2013 au sein du groupe Synergia One, fondé par Fred Mouawad, Taskworld était au départ un projet interne pour permettre au fondateur de mieux gérer les sept entreprises qui composent le groupe. Mais voyant l’efficacité de la solution, M. Mouawad s’est vite rendu compte de son potentiel commercial. Selon Mme Normand, l’éditeur revendique plusieurs centaines de milliers d’entreprises utilisatrices à travers le monde. Quelques milliers en France. Parmi elles figurent Capgemini, le Crédit Agricole et d’autres banques, le rectorat de Lyon qui a déployé la solution sur l’ensemble de l’Académie ou, encore, des hôpitaux qui commencent à montrer leur intérêt pour l’outil. Mais le premier et principal client de l’éditeur, c’est AccorHotels, qui a d’abord déployé le TMS auprès de ses équipes au Moyen-Orient. C’est le cabinet de conseil Publicis qui a recommandé Taskworld aux équipes françaises de l’hôtelier.

Fort dans le support, mais encore peu d’intégrations natives

Chez l’éditeur, les ventes se font en direct car Taskworld parie sur l’intégration et la fourniture de services pour se démarquer sur le marché. Quel que soit l’abonnement choisi par l’utilisateur, Taskworld assure un support dans la langue du client et joue le rôle d’intégrateur et de formateur auprès des entreprises qui en font la demande. Les grands comptes peuvent également demander des développements de fonctionnalités personnalisées. Par exemple, AccorHotels a pu avoir une fonction de rétroplanning ajoutée à la plateforme. Allianz, en Allemagne, a demandé aux développeurs de Taskworld d’ajouter un niveau de contrôle « Super administrateur » dans la perspective de déployer la plateforme dans tout le groupe d’assurances.

Les interfaces de gestion de projets présentées sous formes de cartes (ci-dessus) sont devenues la norme pour les éditeurs de TMS comme Taskworld, Trello ou Wrike. (Crédit : Taskworld)

Pour l’instant, le point faible de la plateforme est le manque d’intégrations à des services tiers. Quand un Wrike liste plusieurs dizaines d’applications bureautiques où il est présent nativement, Taskworld n’est pour le moment intégré qu’à Dropbox, Google Drive et One Drive. Mais l’éditeur travaille sur ce point et le logiciel sera intégré à Slack d’ici fin 2019. « Les intégrations prennent du temps principalement parce que nous nous fondons sur nos clients pour déterminer à quelles applications nous allons nous connecter », souligne Anaïs Normand.

Toutes fonctions utilisables à tous niveaux d’abonnement

En termes de fonctionnalités, Taskworld offre les traditionnelles créations de tâches sous forme de cartes classables en listes, la possibilité d’attribuer des tâches à d’autres membres, de créer des niveaux de visibilité et de modification des projets, etc. Le logiciel fournit aussi une messagerie instantanée, des chaînes de conversation comme sur Slack, ainsi que de l’analytique pour évaluer encore plus finement la productivité de l’équipe. La fonction Timeline, permettant d’avoir une visibilité sur la progression des projets en cours d’un seul coup d’œil est, contrairement à Trello par exemple, accessible pleinement sans devoir passer à un niveau de souscription supérieur. La Timeline va d’ailleurs être mise à jour pour pouvoir être exportée en version PDF dans l’année. Une fonction d’approbation sera aussi poussée sur la plateforme, permettant par exemple à un collaborateur de soumettre une demande de congés à son responsable en quelques clics. Ce dernier pourra, aussi rapidement, approuver ou refuser cette demande.

Toutes les fonctions de Taskworld, comme la Timeline, sont disponibles dès la première souscription, quel que soit le niveau de celle-ci. (Crédit : Taskworld)

Deux évolutions ont été lancées récemment. Une fonction d’invitation de personnes tierces à participer à un projet est utilisable depuis deux mois. Il s’agit d’attribuer une licence gratuite à une personne ne disposant pas de l’application ou extérieure à l’entreprise pour lui donner accès à un projet particulier mais seulement avec des droits de consultation. L’autre ajout est la dépendance des tâches, pour le moment en version bêta. Ainsi trois types de liaisons entre tâches sont possibles. « Aucun effet sur les autres » où les modifications de la date de début ou d’échéance d’une tâche n’entraînent pas automatiquement des ajustements des tâches dépendantes. « Tâches ultérieures : les écarts sont réduits » permet de réduire les intervalles de temps entre toutes les tâches ultérieures si la date d'échéance d’un projet est ajustée. Et « Toutes les tâches précédentes et suivantes », option par défaut dans Taskworld, qui ajuste toutes les tâches dépendantes si la temporalité du projet est modifiée, en préservant leurs durées et pointant donc les éventuels retards à prévoir pour un projet.

Trois niveaux d’hébergement de données

Les trois niveaux d’abonnement vont déterminer l'endroit où les données utilisateurs seront stockées. La version pro est facturée par utilisateur, par espace de travail et par mois. Anaïs Normand souligne que cette version est recommandée pour des équipes allant jusqu’à 59 utilisateurs. Ici, les données sont hébergées dans le cloud public d’AWS. Et pas de problème de compatibilité RGPD puisque les données sont hébergées à Berlin pour les clients européens, aux Etats-Unis ou à Séoul pour l’Asie. L’offre business s’adresse à des entreprises où plus de 50 utilisateurs se servent de Taskworld. Et propose d’héberger les données sur un cloud privé AWS. 16 zones sont ici disponibles, dont Paris, Berlin, Francfort, Berne ou Londres – pour le moment – en Europe.

Le niveau entreprise propose aux plus grands comptes et clients ayant besoin de davantage de confidentialité (banques, hôpitaux, etc.) une version on premise de Taskworld. L’application est livrée dans une VM et installée sur les serveurs de l’entreprise qui garde ainsi un contrôle total de ses données. Cette version est de plus en plus demandée selon Anaïs Normand, qui nous cite un client comme Rolex en Suisse. Mais la majorité des clients souscrit davantage à la version pro, où 20 à 30 personnes sont présentes en moyenne par espace de travail.