« Les entreprises utilisatrices de Microsoft Search, la plateforme de recherche Bing qui permet de repérer les informations internes dans l'entreprise, peuvent économiser entre 15 et 43 millions de dollars sur trois ans », a affirmé cette semaine Microsoft, reprenant une étude réalisée par Forrester en début d’année. Dans la bataille entre Edge et Chrome pour le titre de meilleur navigateur d’entreprise, Microsoft a trouvé dans ce rapport un argument supplémentaire donnant l’avantage à Edge.

« Auparavant, si une entreprise voulait un navigateur pour toutes les plateformes, la seule option était de se tourner vers Chrome », a reconnu Brad Anderson, dirigeant du Microsoft 365 Group, dans un article publié le 4 août sur le blog de l'entreprise. C’est la première fois que Microsoft faisait un tel aveu ! Mais, selon Brad Anderson, le dernier Edge, dont la première version stable n’a été livrée qu’en janvier dernier, offre cinq avantages par rapport au navigateur dominant de Google, même si les deux ont été construits sur la base de code open source Chromium initialement développé par Google. Et justement, le premier avantage viendrait de cette fameuse « amélioration de la recherche interne ».

Intégré à Edge, Microsoft Search facilite la recherche des informations dans l'entreprise, par exemple des documents internes stockés sur OneDrive ou SharePoint, à partir de la barre d'adresse du navigateur, à condition d’avoir désigné Bing comme moteur de recherche par défaut de Edge. D'autres composants de Microsoft 365 (ou d’Office 365, mais dans une moindre mesure) sont également interrogeables, comme les discussions en mode texte dans Teams, les éléments de calendriers d’Outlook et d’autres données concernant les employés.

Des millions de dollars économisés grâce à Search ?

Comme il le fait généralement, le cabinet d’études Forrester a basé ses calculs sur des entretiens avec un certain nombre d'entreprises de tailles et de secteurs différents. Et à partir de ces données, il a créé une entreprise fictive. Sur la base des informations recueillies lors des entretiens, les analystes de Forrester introduisent des variables, des hypothèses, et même des suppositions éclairées pour faire leur évaluation chiffrée. Par exemple, une évaluation des coûts de la main-d'œuvre, des coûts d'infrastructure ou des coûts logiciels - ou tous ces éléments à la fois - permet d’identifier des gains de productivité et donc des économies, y compris en dépenses d'investissement non réalisées.

Il n'est pas surprenant de voir que la plupart des économies réalisées sont liées à la productivité des salariés. « En général, les utilisateurs effectuent des recherches dans un certain produit, comme OneDrive ou Outlook, et abandonnent s'ils ne trouvent pas ce qu'ils cherchent dans les premiers résultats », indique le rapport de Forrester d’après des réponses fournies par les entreprises avant la mise en place de Microsoft Search. « Le fait de ne pas trouver de réponses pourrait obliger les utilisateurs à effectuer une recherche plus approfondie dans d'autres produits, à demander de l'aide à des collègues ou à abandonner complètement la recherche », poursuit le rapport.

L'intégration de la recherche dans Edge, et, plus important encore, l'accès au contenu de Microsoft 365 ou d’Office 365, permettent aux employés de gagner beaucoup de temps. Selon ce scénario - très différencié selon le niveau d'adoption de Microsoft Search, pour lequel le temps consacré à la recherche est estimé à 5,3 % d’une journée de travail - Forrester prétend qu’une entreprise de 50 000 employés pourrait économiser entre 2,4 millions de dollars la première année et 29,4 millions de dollars la troisième. Et au cours de ces trois années, toujours selon Forrester, ladite entreprise pourrait économiser entre 13,6 et 40,7 millions de dollars uniquement sur le travail.

D’autres bénéfices pour un investissement maîtrisé

Dans l’entreprise fictive de Forrester, l’usage de Microsoft Search pourrait avoir d’autres usages bénéfiques. Par exemple, le service d’assistance serait moins sollicité par les employés ou ces derniers poseraient moins de questions aux ressources humaines. Des économies supplémentaires pourraient être réalisées en abandonnant les anciennes solutions de recherche utilisées dans l’entreprise. Notamment, celle-ci n’aurait plus besoin d’utiliser certains outils logiciels, probablement payants, et elle économiserait le temps de travail consacré à l'ajout de balises et à la création de taxonomies.

Avant l’adoption de Microsoft Search, « les employés appelaient fréquemment le service d'assistance, les ressources humaines ou d'autres ressources spécialisées pour obtenir des réponses », fait remarquer Forrester dans son rapport, et ce malgré la mise à disposition d’informations d'auto-assistance... Encore fallait-il pouvoir les trouver. Selon Forrester, grâce à Search, les employés peuvent trouver des réponses aux questions les plus courantes - comment réinitialiser leur mot de passe de connexion par exemple - sans avoir à faire appel à l'assistance technique. Le cabinet d’études a estimé ces économies entre 262 000 et 1 million de dollars sur trois ans. « En attendant, une entreprise qui abandonnerait sa solution de recherche actuelle, économiserait environ 1,4 million de dollars », a encore avancé Forrester.

Le cabinet d’études indique que d’après son calcul que la société fictive ne dépenserait qu’un peu plus de 41 000 dollars en main d’œuvre IT pour la mise en place de Search (réalisation des questions-réponses, mise en place des bookmarks, KPI sur le suivi et l’adoption de l’utilisation).