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Microsoft engrange chaque année des milliards de dollars en vendant ses licences Windows et Office. Et peu importe la taille de votre entreprise, il y a de fortes chances pour que celle-ci soit cliente de Microsoft. A moins que vous ne soyez un expert en négociation, il y a également une forte probabilité pour que vous payez trop pour les licences Microsoft. Des ouvrages et des sites dédiés traitent de ce sujet sans pour autant donner de réponses universelles. Voici donc 5 pistes qui pourraient vous petrmettre économiser de l'argent au moment de renouveler ou d'acquérir des licences Microsoft.

1. Des droits de virtualisation illimités avec la licence Datacenter

Les licences Windows Server peuvent être très chères dans les grands déploiements, et les technologies de virtualisation peuvent rendre le licensing encore plus confus. Mais ces deux problèmes peuvent être résolus en exploitant mieux la licence « Datacenter Edition », une offre pour les serveurs Windows 2008 R2 qui a été oublié par beaucoup de clients selon certains analystes. La licence Windows Server est facturée par processeur, et avec les processeurs multi-coeurs d'aujourd'hui le nombre de licences requises peut dépasser de loin le nombre de serveurs d'un centre informatique. Mais, La licence « Microsoft Datacenter Edition » offre des droits de virtualisation illimités, ce qui veut dire que les entreprises ont les droits d'utilisation pour opérer un nombre illimité d'instances virtualisées de Windows Server sur des processeurs licenciés avec Windows Server 2008 R2 Datacenter sans avoir à acheter de licences additionnelles. Selon Cynthia Farren, qui possède une entreprise de consulting et qui entretient un blog sur les licences Microsoft : « Un grand nombre d'entreprises ne sait rien de Datacenter Edition », et ont simplement acheté une licence pour chaque instance Windows Server fonctionnant séparément sur des machines virtuelles. La raison principale de cette sous-utilisation de la licence illimitée est qu'il y a encore 2 ans, la densité de virtualisation n'était pas assez grande dans les entreprises pour utiliser ces droits.

La Datacenter Edition coûte environ 3 000 $ par processeur, alors que le prix de base de l'édition standard est de 1 029 $. Le coût d'accès des clients à ces licences peut cependant varier grandement selon la taille de l'entreprise et le bon sens du client durant les négociations. Mais en général, selon Cynthia Farren, si vous avez un serveur double coeur qui fait tourner 8 machines virtuelles, les coûts de licence sont les mêmes selon que vous achetez la licence Datacenter ou non. Une fois l'entreprise fortement ancrée dans la virtualisation, la licence Datacenter peut permettre de grosses économies. Toujours d'après Cynthia Farren, « c'est de la logique mathématique pure. Si vous utilisez 40 serveurs virtuels sur une machine à 4 coeurs, vous économiserez beaucoup d'argent en achetant la licence Datacenter. » Ce n'est pas le cas en revanche pour les entreprises utilisant 20 machines virtuelles sur 2 coeurs qui auront à acheter 20 licences Windows Server.

Photo: Schéma de la Software Assurance, D.R Microsoft Corporation

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2. Faut-il souscrire la « Software Assurance » ?

A l'instar de la Datacenter Edition, il y a des licences Microsoft très intéressantes pour certains clients et d'un inintérêt complet pour d'autres. L'analyse de ces questions devient alors une vraie compétence au sein des DSI et des direction financières. Les décisions clés que devra prendre une entreprise seront de savoir si elle doit acheter la « Software Assurance », le programme de maintenance de l'éditeur pour ses produits. 

La « Software Assurance » ou SA amène un surcoût mais permet d'étaler les paiements logiciel sur plusieurs années, typiquement 3 ans, et apporte certains bénéfices comme l'assistance téléphonique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ou encore un support technique sur le web. Mais selon les analystes, le plus gros avantage d'un tel abonnement réside dans le fait que l'on accède aux mises à jour majeures des produits durant la période du contrat sans coût additionnel. Si vous achetez Windows ou Office aujourd'hui et que vous attendez une mise à jour dans l'année qui suit, dans ce cas, la SA vaut le coup. Cependant certains clients se sont retrouvés lésés par la longueur du cycle des mises à jour de Microsoft. Selon Paul DeGroot, analyste, « Beaucoup de client se sont retrouvés coincés par la durée de développement de Vista ». « Ils ont continué à payer la SA sans avoir de bénéfice. Ils se sont donc naturellement détournés de cette solution en se demandant pourquoi ils continueraient à payer pour un service qui ne leur apporte pas d'amélioration ? ». Quand Vista est finalement sorti, l'interface était complètement différente et ne fonctionnait pas avec certaines applications XP, ce qui a justifié pour beaucoup de monde le fait de ne pas acheter la SA.

La SA est un coût supplémentaire qui s'élève quasiment au prix d'une licence complète (par exemple 200 $ pour Windows 7 professionnel) avec un coût étalé sur 3 ans. Ce qui veut clairement dire qu'il faut multiplier par 2 le prix d'une licence par utilisateur pour bénéficier des mises à jour majeures. Dans le pire des scénarios, Paul DeGroot explique qu'une entreprise pourrait être amenée à payer 3 fois pour le même système d'exploitation Windows. Une première fois pour la licence OEM qui accompagne tout PC de bureau pré-installé avec Windows, une autre fois pour le programme licence en volume et une troisième fois pour la SA.

Laura DiDio, analyste chez Information Technology Intelligence Corp (ITIC) argue du fait que la SA inclut un nombre d'avantages assez conséquent pour y souscrire. En effet,  ce porgramme inclut des formations gratuites,  des outils d'administration, des droits de virtualisation pour les applications et pour un PC de bureau sous Windows. Cynthia Farren, de son côté, pense que les bénéfices apportés par la SA sont « minimaux ». Selon elle, le support technique inclut dans cette offre n'est pas aussi solide qu'un contrat de support technique dédié. « Si il n'y a pas de mise à jour majeure durant les 3 ans que dure le contrat, l'entreprise ne s'y retrouvera jamais financièrement. »

Cynthia Farren indique également que les clients potentiels de la SA devraient au préalable examiner leurs infrastructures et la feuille de route des produits de Microsoft, se faire une petite idée des mises à jour futures et établir leurs propres plans pour mettre à jour Windows, Office et les autres logiciels. 

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3. Eviter de surpayer Windows 7

Comme Paul DeGroot le note plus haut, le pire scénario serait de payer 3 fois pour la même chose. Et il existe également des stratégies permettant d'éviter ce scénario catastrophe pour le passage vers Windows 7. La première chose, est de savoir si l'entreprise a réellement besoin de Seven et si oui combien de personnes en interne sont concernées par cette migration. Une fois cette décision prise, il y a plusieurs stratégies à appliquer pour minimiser son investissement.

La première consiste à acheter la fameuse « Open License » qui est trop souvent ignorée par les grandes entreprises parce qu'elle a d'abord été créée pour les petites. L'Open License permet surtout aux sociétés de souscrire à la SA pour 2 ans au lieu de 3, ce qui permet de réaliser 33% d'économie. Alors que certains bénéfices, tels que les droits VDI (Virtual Desktop Infrastructure), disparaitront au bout de 2 ans, le droit d'utiliser Windows 7 Enterprise Edition demeure indéfiniment. C'est un problème car Windows 7 Enterprise n'est disponible que pour les clients de la SA. D'encore remises, encore plus intéressantes, sont disponibles par des accords "exceptionnels" de Microsoft, ce qui permet au client d'acheter la SA pour moins de 3 ans. Selon Paul  DeGroot, « En théorie, vous n'avez besoin de la SA que durant 1 mois pour valider Windows 7 Enterprise Edition indéfiniment ».

L'Enterprise Agreement de MS est le moyen le plus classique pour les entreprises dotées d'un parc d'au moins 1000 postes de mettre sous licence leurs PC de bureau et de recevoir les dernières versions de Windows et d'Office. Mais, selon Cynthia Farren, ce programme n'est pas très souple, obligeant les clients à payer pour chaque poste dans leur entreprise. Il peut tout de même être intéressant de demander une exception à Microsoft. Par exemple, avec 2000 postes dans l'entreprise, l'Enterprise Agreement peut avoir du sens pour 1700 PC, tandis que pour les 300 restants, l'accord n'est pas très intéressant. "Dites le à Microsoft, afin que l'éditeur soit créatif. Ne croyez pas que vous ayez à acheter des licences inutiles pour ces 300 postes. Microsoft sait faire des exceptions" martèle Cynthia Farren. Ceci dit, le client devra sûrement donner quelque chose en échange pour la réduction mais c'est là tout l'art de la négociation. C'est d'ailleurs la même chose chez tous les éditeurs : remise conséquente sur le programme de support si achat de nouvelles licences...

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4. Connaître ses options concernant les bureaux virtuels

Windows 7 est présenté par tous comme le système d'exploitation qui dopera les technologies de virtualisation du bureau. Certains clients, opportunément mis en avant par l'éditeur,  affirment même qu'ils ont déjà réussi à faire de substantielles économies grâce à la virtualisation des PC. Reste que les analystes demeurent plus mesurés et expliquent que les entreprises ne feront pas automatiquement d'économies en déployant des bureaux virtuels (Virtual Desktop Infrastructure ou VDI), si on considère la complexité supplémentaire et les coûts additionnels que représentent le nouveau matériel et les licences. Les calculs de retour sur investissement prennent en compte bien plus que les simples coûts de licence. Faire le bon choix de licence est un point essentiel de toute stratégie de virtualisation de PC. Microsoft a baissé ses prix pour le VDI, le rendant même gratuit avec la SA, au lieu d'un surcoût de 23$ par machine. Cependant, les clients qui n'ont pas acheté la SA peuvent toujours virtualiser leurs PC de bureau en achetant les licences Windows Virtual Desktop Access (VDA), qui coûtent désormais 100 $ par machine et par an au lieu de 110 auparavant. Alors que les prix de la SA varient grandement, les représentants de Microsoft préviennent généralement que cela demeurera moins cher pour un parc que les licences VDA. L'éditeur précise que les licences VDA sont plus adaptées pour les petites entreprises que pour les grandes. La licence VDA délivre les mêmes avantages que la SA, et propose les mêmes caractéristiques comme par exemple des mouvements illimités entre les serveurs et le stockage, l'usage de n'importe quelle version de Windows et un accès à plus de 4 machines virtuelles sur une même machine physique. 

Un autre changement dans les licences pourrait améliorer le retour sur investissement dans le cadre de la virtualisation de PC de bureau. Microsoft propose régulièrement des droits de « roaming » (« vagabondage ») plus généreux, ce qui suppose que les clients vont pouvoir accéder aux images de leur PC de bureau depuis n'importe quelle machine sans avoir à recourir à des licences supplémentaires. Selon la direction de Microsoft, ce changement « résout la vieille énigme de la politique de license des VDI et permet enfin au client d'avoir un avantage clé grâce au VDI : l'utilisateur accède à un environnement géré de manière centralisée depuis n'importe quelle machine ou dispositif ». Les droits de roaming étendus sont disponibles à partir du moment où le client a  acheté la SA ou son alternative à savoir la licence VDA. 

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5. N'hésiter pas à négocier les tarifs

Selon Laura DiDio « La plus grosse erreur que les entreprises, quelque soit leur taille, font, est qu'elles n'essaient jamais de négocier ». Dans certains cas, les gens chargés d'acheter les licences ne sont pas experts en négociation, et dans beaucoup de cas la personne anciennement chargée des négociations n'est plus au même poste. Or, savoir comment se sont passées les précédentes négociations peut procurer un avantage certain pour le rachat des fameuses licences. Le meilleur moment pour négocier se situe généralement au dernier trimestre de l'année fiscale en cours, au moment où les commerciaux cherchent à atteindre leurs objectifs de vente et par la même doper leurs commissions. Microsoft à besoin de clients tout comme ses clients ont besoin de Microsoft, il n'y a donc pas de raison pour ne pas demander de rabais conséquents. Le travail ne se termine malheureusement pas à la signature du contrat. S'accommoder avec les termes des licences n'est pas toujours simple. Le réel danger étant d'avoir des charges supplémentaires à cause d'un mauvais usage des licences.