Est-il encore raisonnable aujourd’hui de continuer à exploiter 5, 6 ou 7 outils pour gérer le cycle de vie de ses documents et ses données quotidiennement ? Pas forcément, surtout à l’heure où des plateformes tout intégrées dans le cloud existent sur le marché. « Ne multiplions pas les silos. Privilégions un espace tout intégré et sécurisé pour gérer l’intégralité du cycle de vie de ses contenus. C’est ce que nous proposons avec notre plateforme cloud Box. Le groupe AstraZeneca exploite d’ailleurs notre solution comme un hub de stockage et de partage de contenu unique pour tous les employés, il faut savoir qu’auparavant, toutes ces opérations reposaient sur un échange d'emails », résume Rodolphe Barnault, vice-président régional pour l’Europe du Sud, Moyen-Orient et Afrique de Box. Même les 8 000 commerciaux du groupe pharmaceutique utilisent Box au travers de leur iPad pour accéder à tout fichier dont ils ont besoin et être sûr qu'il s'agit de la version la plus récente.  Quelle que soit la plateforme utilisée, Box, DropBox, Google Workspace, Oodrive, etc., la productivité est souvent l’argument n°1 mis en avant par les éditeurs. Selon une étude menée par Forrester pour le compte de Box en avril 2021, une entreprise cliente de Box a estimé que les employés pouvaient gagner 12 minutes par semaine en migrant simplement leur contenu vers Box et en fournissant un accès à partir de n'importe quel appareil. Toujours selon le rapport, certains employés pourraient même gagner 36 minutes supplémentaires par semaine s'ils utilisaient les fonctionnalités avancées de Box (par exemple, collaboration externe, intégration avec des applications de productivité, contrôle de version de documents, gestion des médias riches, annotation). Des gains de productivité que l’éditeur Oodrive applique également au niveau des données sensibles. Encapsulées dans une plateforme sécurisée, ces données critiques sont ainsi plus facilement  manipulables par l’utilisateur. 

La signature électronique, un gage de productivité

De même,  Jérémy Leleu, directeur commercial de Oodrive, met en avant la signature électronique. « La signature électronique intégrée à notre plateforme est un accélérateur de productivité, en effet, il n’est plus nécessaire de faire des allers et retours par email et d’engager des étapes d’impression et de numérisation comme auparavant pour réceptionner un contrat signé. » En outre, la productivité chez Oodrive se situe aussi dans la gestion des données sensibles : « Si on veut que l’utilisateur maintienne son niveau de productivité, il faut aussi lui donner les moyens de travailler en toute sécurité notamment sur certaines données jugées plus confidentielles, dans la recherche médicamenteuse par exemple », ajoute Jérémy Leleu. La productivité est aussi un argument mis en avant par les équipes de Dropbox dont son directeur général Thibaut Champey. D’ailleurs, en interne chez l’éditeur, il n’y a pas de bureau à proprement parlé, juste quelques espaces collaboratifs ; l’objectif de cette organisation est de mettre l’accent sur une nouvelle manière de travailler avec plus d’autonomie comme l’a d’ailleurs conforté la pandémie. « Notre mode de fonctionnement nous permet de comprendre les besoins et d’y répondre avec des nouvelles fonctionnalités que l’on ajoutera, par la suite, à notre plateforme. Aujourd’hui, nous travaillons par exemple sur l’IA autour des outils de notification, notamment pour faciliter le quotidien des utilisateurs dans la recherche de documents qui va correspondre à un meeting prévu dans deux heures », détaille Thibaut Champey. La productivité, au-delà de toutes les fonctions et de l’automatisation intégrée, est intimement liée au bien-être de l’utilisateur en lui apportant un environnement ergonomique et agréable comme le mentionne Frédéric Arnoux, responsable activité avant-vente Google Workspace pour l’Europe : « Notre plateforme vient du grand public, de nombreux utilisateurs la connaissent et ont plus de facilités. Nos efforts se concentrent toujours sur l’expérience, la rendre la plus simple possible dans le contexte de l’utilisateur ; c’est tout l’objectif de notre interface Smart Canvas, lancée lors de notre conférence I/O 2021, en diminuant la recherche d’information et en apportant encore plus d’intégration et de collaboration entre les composants de Workspace. » Google a même introduit, via Time On Site, des indicateurs concrets sur l’usage de la plateforme par les utilisateurs.