Les outils de gestion du travail comme Jira d'Atlassian facilitent le suivi de l'avancement des projets, mais ils peuvent demander un travail répétitif et fastidieux aux équipes qui créent et déplacent constamment des fiches de tâches. Pour les alléger partiellement ces tâches manuelles, Atlassian a ajouté des capacités d'automatisation de flux de travail « no-code » en natif dans son portefeuille Jira Cloud composé de Jira Software, Jira Service Desk et Jira Core.

Selon Atlassian, les utilisateurs peuvent, via une interface intuitive de type IFTTT (If This Then That) définir leurs propres règles d'automatisation en quelques secondes par glisser-déposer. L'éditeur australien pense que cette approche peut attirer vers Jira d’autres utilisateurs que sa base courante de développeurs, et intéresser notamment des équipes commerciales et de service. « C’est vraiment du no-code et pas du low-code. Il ne faut pas être développeur pour l’utiliser », a déclaré Sean Regan, responsable de la croissance, Software Teams, chez Atlassian. « Ces capacités mettent l'automatisation à la portée de tous : tout fonctionne par glisser/déposer de règles et il n’y a pas besoin de faire appel à un développeur pour cela ».

Ces capacités d'automatisation ont été acquises avec le rachat en 2019 de la start-up Code Barrel, basée à Sydney, éditeur de la populaire app Automation for Jira, vendue auparavant dans la boutique Atlassian Marketplace. Avant l'acquisition, Automation for Jira était utilisée par environ 6 500 clients. « En incorporant ces fonctionnalités dans les produits Jira Cloud, ces capacités seront désormais accessibles à dix fois plus d'utilisateurs », a déclaré Atlassian, dont les outils Jira sont utilisés par 65 000 entreprises dans le monde. Les capacités d'automatisation sont désormais disponibles sans surcoût pour les équipes abonnées aux offres Standard et Premium de Jira Cloud - et dans la version gratuite introduite l'année dernière – et ce, sans limitation du nombre de scripts d'automatisation. Cependant, un usage plus large dans l’entreprise sera comptabilisé.

Des gains de temps attendus

D’après une enquête réalisée par Altlassian auprès des clients Automation for Jira, 97 % des personnes interrogées ont déclaré que l’outil leur faisait gagner du temps, et plus de la moitié ont déclaré avoir gagné plus de six heures chaque mois. Par exemple, un développeur peut définir une règle avec un déclencheur qui avertit automatiquement l’équipe de support quand une correction de bogue est marquée comme « accomplie » dans Jira Software. L'intégration avec des applications tierces signifie que si, par exemple, un problème urgent est soulevé par un responsable de la technologie senior, un message Slack ou Microsoft Teams peut être envoyé à l'équipe de support et un SLA peut être défini.

« Dans la gestion de projet en tant que fonction industrielle et de planification, on a toujours l'impression de travailler pour l'outil. Il faut mettre à jour son statut, mettre à jour son projet, avancer dans la résolution du problème, sinon on ne fait pas son travail », a déclaré M. Regan. « Nous essayons de faire en sorte que, dans la planification de projet et la gestion du travail, ce soit l’outil, et en l’occurrence Jira, qui travaille pour vous. C’est beaucoup plus satisfaisant de pouvoir se concentrer sur son travail et non sur toutes les mises à jour transversales, et c'est ce que permet l'automatisation de Jira ».

De l'automatisation partout

Atlassian n'est pas le seul fournisseur de logiciels de collaboration à ajouter des capacités d’automatisation à sa plate-forme. Slack a récemment introduit la fonction Workflow Builder qui offre des capacités similaires, et Microsoft propose un outil distinct, Power Automate (anciennement Microsoft Flow), pour automatiser les processus dans les applications Office 365 comme Teams. La plate-forme de gestion du travail concurrente Asana intègre également l'automatisation des flux de travail, et Atlassian a même ajouté des capacités d'automatisation à sa plate-forme de gestion des tâches Trello, suite à l'acquisition de Butler en 2018.

Ces mesures prises par les fournisseurs reflètent la demande croissante d'automatisation de la part des utilisateurs finaux. « L'automatisation des flux de travail fait partie de la transformation numérique et elle concerne toutes les entreprises », a déclaré Thomas Murphy, directeur analyste senior chez Gartner. « Souvent, ces entreprises se concentrent d'abord sur l'optimisation plutôt que sur la transformation globale de leurs opérations », a-t-il ajouté. Or, l'automatisation peut jouer un rôle dans ce domaine. « A cet égard, l'automatisation des flux de travail est essentielle, car elle implique d’identifier toutes les tâches répétitives et de les rendre cohérentes et efficaces », a-t-il encore déclaré.

« Dans l’entreprise, le workflow impacte tout le monde, il y a donc beaucoup d’approches différentes sur ce sujet et sur les façons de faire. Beaucoup de produits comportent de l’automatisation de workflow, et l’ajout de ces capacités par Atlassian est dans la tendance, car l’automatisation permet de construire des processus qui font gagner du temps ». Selon Thomas Murphy, l’avantage pour Atlassian, c’est que ses produits peuvent répondre à une plus grande variété d’usages. Les fonctions d'automatisation permettront aux utilisateurs de Jira « de répondre à leurs propres besoins et à Atlassian de ne pas avoir à fournir chaque fonction lui-même, en particulier dans les secteurs de niche, où les besoins peuvent être très spécifiques ».