Les réunions vidéo se sont avérées cruciales pour connecter les collaborateurs à distance pendant la pandémie de covid-19, reproduisant les conversations en face à face même lorsque les bureaux étaient fermés. Mais ces communications en temps réel ont aussi des inconvénients : enchainement des réunions, fatigue, décalage en fonction des fuseaux horaires.

C'est pourquoi un nombre croissant de fournisseurs de logiciels de collaboration présentent la messagerie vidéo asynchrone comme une option permettant de rendre la communication au travail moins exigeante. L'idée est qu'au lieu de programmer un appel vidéo, les employés peuvent préenregistrer un court message vidéo (ou audio) qu'ils envoient à leurs collègues qui peuvent ensuite le regarder quand ils le souhaitent. Cette option est particulièrement utile pour les équipes réparties sur différents fuseaux horaires, car elle évite d'organiser des réunions à des moments inopportuns, et pour les employés ayant des horaires flexibles.

Les fournisseurs de logiciels ravis

Les éditeurs de messagerie vidéo citent plusieurs façons d'utiliser les messages asynchrones : demander un retour sur un projet, de célébrer les « victoires » de l'équipe ou de partager des mises à jour de statut sans que tout le monde soit présent au même moment. Cette méthode peut également servir de « référentiel de contenu de connaissances », comme par exemple les vidéos de formation vues par les nouveaux embauchés. « Ce que nous voyons, ce sont davantage de micro-opportunités pour les groupes de maintenir une conscience situationnelle de groupe », a déclaré Mike Gotta, vice-président de recherche chez Gartner. « La messagerie asynchrone nous offre une autre option... Plutôt que de demander à mon équipe d'être en ligne pour faire une réunion et une pause de cinq minutes, je peux simplement poster un message disant : « voici notre statut et ensuite le lancer ».

Déjà utilisées par le grand public, ces fonctionnalités de vidéo asynchrone pour bureau fleurissent presque chaque semaine. Slack a commencé à déployer sa fonction Clips le mois dernier ; elle offre aux utilisateurs d'envoyer de courts enregistrements vidéo, audio et de partage d'écran à leurs collègues. Et Cisco a récemment dévoilé VidCast, qui offre une fonctionnalité similaire.

Cisco a dévoilé VidCast cet été en version beta. (Crédit : Cisco)

La liste s'allonge : Zoom, GoToMeeting et Dropbox ont tous annoncé des fonctions de messagerie vidéo ces dernières semaines, et les applications de gestion du travail Asana et Trello ont ajouté une fonctionnalité similaire à leurs plateformes via des applications tierces plus tôt cette année. De nombreuses startups s'attaquent également à la vidéo asynchrone. Parmi elles, citons Loom, une startup de messagerie vidéo qui a reçu plus de 200 millions de dollars de financement depuis son lancement en 2016, avec 12 millions d'utilisateurs. Il existe aussi Claap, easyUp, Supernormal et Weet.

La messagerie vidéo d'Asana propose des communications vidéo asynchrones pour réduire la fatigue des collaborateurs. (Crédit : Asana)

Les communications asynchrones, loin d’être récentes

L'intérêt récent pour la vidéo asynchrone sur le lieu de travail peut être considéré, en partie, comme une réaction au boom de la vidéo pendant la pandémie. Selon Angela Ashenden, analyste principale chez CCS Insight, de nombreuses organisations ont « massivement sur-pivoté » vers la collaboration en temps réel avec des réunions et des conférences vidéo, ce qui a eu des effets négatifs sur de nombreux travailleurs. « La croissance de l'asynchrone est une prise de conscience, nous devons mieux gérer nos charges de travail », a-t-elle déclaré.

Loom, une startup de messagerie vidéo, compte quelques 12 millions d'utilisateurs. (Crédit : Loom)

La communication asynchrone n'est pas nouvelle ; le terme décrit simplement les communications entre deux ou plusieurs personnes qui ne nécessitent pas une réponse immédiate du destinataire. « Le marché de la collaboration connaît des hauts et des bas en ce qui concerne le passage de la collaboration en équipe à la collaboration sociale et à la collaboration en personne, du temps réel au temps non réel ; cela s'est produit à plusieurs reprises au fil des ans », a déclaré Angela Ashenden. Le courrier électronique est un exemple banal évident, tandis que les applications de gestion du travail, les tableaux blancs numériques, les wikis et les réseaux sociaux d'entreprise soutiennent tous la même approche. Les messages vidéo sont devenus la dernière approche en date, ajoutant l'expressivité de la communication verbale en personne qui fait défaut au courrier électronique, par exemple.

GitLab, fervent défenseur de l’asynchrone

Les communications asynchrones sont le contrepoint des communications « synchrones » en temps réel, telles qu'un appel vidéo ou téléphonique ou même une conversation rapide par message instantané. Chaque approche présente des avantages et des inconvénients, mais certaines entreprises sont devenues des défenseurs des communications asynchrones pour les télétravailleurs. « La communication asynchrone est un facteur de différenciation important dans un monde où les entreprises sont de plus en plus éloignées », déclare la société de logiciels GitLab dans un document manuel décrivant son initiative « Async 3.0 ». Pour GitLab, qui privilégie ce mode de communication dans la mesure du possible pour son personnel entièrement distant de 1 300 employés, les avantages sont nombreux. Ils incluent des communications plus réfléchies et bien documentées, ainsi qu'une réduction du stress et une plus grande autonomie pour les travailleurs.

« Dans une entreprise asynchrone, les membres de l'équipe ont la possibilité de faire avancer les projets selon le calendrier qui leur convient », peut-on lire dans le manuel de GitLab. « Chez GitLab, nous mesurons les résultats, pas les heures. Cela signifie que les gens sont libres d'obtenir des résultats quand cela leur convient le mieux ». Elles s'adaptent également aux différents styles de communication des individus au sein d'une équipe, a déclaré Angela Ashenden. « Certaines personnes sont plus préparées à parler dans des environnements de groupe, et d'autres non », a-t-elle ajouté. « Si vous avez des personnes introverties qui ne prennent pas nécessairement la parole, un outil asynchrone leur donne l'espace nécessaire pour offrir leur opinion sans avoir à le faire publiquement ; il suffit de la créer et de la partager avec le groupe ». Cela ne veut pas dire que la communication asynchrone est toujours une meilleure approche pour les équipes à distance.

L'inconvénient de l'asynchrone

Les communications en temps réel peuvent être mieux adaptées aux conversations rapides, comme la réponse à un incident où une réponse urgente est nécessaire. Il est également plus facile d'établir des relations entre collègues lorsqu'on communique en temps réel. Les problèmes sont généralement traités plus rapidement, sans que les utilisateurs soient surchargés d'e-mails ou de messages vidéo qu'ils doivent consulter et auxquels ils doivent éventuellement répondre. Et pour les postes en contact avec le client, où l'on attend une réponse immédiate, la communication synchrone est pratiquement une nécessité. Les messages vidéo asynchrones, en particulier, présentent des inconvénients, surtout si les entreprises veulent adopter ces fonctionnalités à grande échelle. « Recevoir des dizaines de clips vidéo dans ma boîte de réception, c'est potentiellement une surcharge d'informations au même titre que de nombreux messages textuels », a déclaré l’analyste principale chez CSS Insights.

Les communications en temps réel, telles que celles proposées par Microsoft Teams, sont préférables pour les réponses rapides. (Crédit : Microsoft)

Pour les équipes informatiques, un autre mode d'interaction rend encore plus complexe la communication et le partage des données entre les employés. « La question est la suivante : si je suis une organisation informatique ou même un dirigeant, est-ce que j'augmente ma surface de risque et le problème de conformité face à cette fragmentation ? », a déclaré Mike Gotta, vice-président de recherche chez Gartner, faisant référence à l'introduction potentielle d'applications de messagerie vidéo. Dans le même temps, la frontière entre les communications synchronisées et asynchrones s'est considérablement estompée.

Une approche personnalisée

Cela est vrai pour les applications de chat d'équipe comme Slack et Teams, qui peuvent être utilisées de différentes manières, mais aussi pour les outils de communication vidéo traditionnels qui ont évolué pour fonctionner de manière asynchrone dans une certaine mesure. Par exemple, les transcriptions automatisées des appels vidéo permettent aux collègues absents de rattraper les conversations en temps réel qu'ils ont manquées. « Certaines solutions de réunion pour la vidéoconférence ne la traitent plus comme une simple réunion », a déclaré Christopher Trueman, analyste principal chez Gartner. « De nombreux documents sont créés autour de cette réunion, et beaucoup d'entre eux sont diffusés de manière asynchrone après la réunion elle-même ».

En fin de compte, l'important pour la plupart des entreprises est de permettre aux équipes et aux individus de communiquer dans leur style préféré, quelle que soit cette approche ou ce mélange d'approches. Bien qu'elle ait des limites, la messagerie vidéo asynchrone offre simplement une autre voie pour y parvenir. « Que ce soit synchrone ou asynchrone, que ce soit en personne ou non, par vidéo ou par texte, nous devons intégrer ces [modes de communication] dans le tableau », a déclaré Angela Ashenden. « Certaines personnes pencheront davantage vers l'un des différents extrêmes que vers un autre. Mais nous devons tout embrasser, car c'est ainsi que nous communiquons en tant qu'êtres humains : il faut accepter cette variation ».