La numérisation des factures avant une intégration automatisée dans une comptabilité est une pratique classique depuis des années. Mais les outils traditionnels laissaient encore beaucoup de travail manuel à faire. « La reconnaissance optique de première génération permettait de lire les en-têtes, pieds-de-pages, les totaux... » se souvient Philippe Remaud, directeur général de Cogedis. Le réseau de 85 agences d'experts comptables compte 900 collaborateurs pour servir 19 000 clients, essentiellement des TPE. Le groupe traite comptablement dix millions de factures par an et le tiers du temps des collaborateurs était encore consacré à la saisie comptable de celles-ci. Cette situation n'était plus acceptable.

Techniquement, les factures papier étaient déjà scannées par les clients avant d'être traitées par le cabinet. L'intégration dans la comptabilité Isagri était encore en grande partie manuelle. Il s'agissait d'une part d'accroître la performance métier et de repositionner les collaborateurs sur des tâches à valeur ajoutée, d'autre part d'homogénéiser les pratiques.

Une reconnaissance ligne à ligne précise

Pour y parvenir, Cogedis a retenu la solution Conciliator Expert de la gamme Conciliator.ai de Dhatim, proposée en SaaS. Le moteur de règles utilise une mécanique d'intelligence artificielle avec deep learning et donc auto-apprentissage en continu. Philippe Remaud précise : « il fallait que la machine apprenne vite à traiter des factures très diverses, y compris le cas échéant manuscrites, même si dans ce dernier cas il faut encore souvent revenir à une saisie manuelle. »

Contrairement aux solutions de première génération, Conciliator Expert permet une reconnaissance ligne par ligne avec une capacité à opérer, pour chaque ligne, une affectation comptable aussi bien en comptabilité générale qu'analytique. Cogedis peut même utiliser la solution pour créer une base de données d'articles. « Nous pouvons ainsi envisager de créer de nouveaux services pour nos clients » se réjouit Philippe Remaud.