L’an dernier, lors de la conférence développeurs Ignite organisée à Orlando, Microsoft avait présenté une preview de son projet Cortex, cette suite de services IA basés dans le cloud qui permettent de comprendre le contenu et aident les utilisateurs à automatiser leurs processus. Cette année, lors de la conférence Ignite Online, l’entreprise dévoile SharePoint Syntex, le premier des services de la suite à être commercialisé. Cet outil de gestion de contenu apprend à extraire des informations sémantiques importantes ou pertinentes de documents pour les utiliser dans des workflows ou appliquer des politiques. Les entreprises peuvent utiliser SharePoint Syntex pour automatiser le traitement des appels d’offres ou des contrats de services et éliminer ceux qui ne répondent pas aux exigences, ou dans un autre cadre pour payer les notes de frais sur la base de justificatifs scannés.

Selon Jeff Teper, vice-président de Microsoft 365 Collaboration, si d'autres éditeurs de logiciels commercialisent des outils basés sur l'IA dédiés au traitement des dépenses, le fait que Syntex fonctionne à l’intérieur d’une plate-forme de gestion des flux de travail élargie, lui donne un avantage. « Si vous mettez en place des processus commerciaux collaboratifs que vous devez personnaliser et intégrer aux expériences des utilisateurs finaux, et que vous voulez les intégrer à nos capacités de recherche et de recommandation, alors vous êtes en dehors du champ d'application de ce que peut faire un système exclusivement dédié à la gestion des dépenses », a-t-il déclaré.

Une approche qualitative du machine learning

Au lieu d’entraîner un modèle d'apprentissage machine à l'aide de milliers ou de millions d'exemples, Syntex utilise une approche qualifiée « d’enseignement machine » par Naomi Moneypenny, directrice du développement de produits pour Projet Cortex. La veille de l’ouverture de la conférence Ignite, Mme Moneypenny a montré comment les utilisateurs pouvaient apprendre à Syntex à trouver des informations clés en utilisant seulement cinq documents types contenant les fonctionnalités souhaitées. L'ajout d'un contre-exemple qui ne contient pas les informations nécessaires permet d'affiner le modèle. « La machine apprendra beaucoup plus vite comme ça », a-t-elle expliqué. « Le traitement des documents dans le cloud de Microsoft ne prend que quelques minutes, et un chef de projet pourrait construire un modèle en une heure environ », a ajouté Naomi Moneypenny.

Syntex sera disponible sous forme d’add-on pour les clients payants de Microsoft 365 à partir du 1er octobre. Le tarif sera facturé par utilisateur accédant à un Syntex Content Center, en fonction des modèles et des documents qu'il stocke. Le deuxième outil issu de Projet Cortex, dont le nom n’a pas encore été défini, permettra d’organiser les personnes et les informations par sujet afin que les utilisateurs puissent les trouver plus facilement. « Cet outil sera généralement disponible d'ici la fin de l'année », a précisé M. Teper.

Le projet Cortex en action

Simon Denton, architecte des applications de productivité de l’entreprise d'ingénierie Mott MacDonald, fait partie des dizaines de clients de Microsoft à avoir expérimenté les outils du projet Cortex au cours de l'année écoulée. Entré chez Mott MacDonald comme ingénieur civil chargé du développement de projets dans les réseaux d'électricité et de communication, il a rejoint il y a huit ans le département IT de l’entreprise, où il développe désormais des applications dans l'écosystème Office 365. Récemment, il s'est demandé comment faire apparaître des contenus pertinents pour aider les employés dans leur travail. L'approche adoptée jusque-là par Mott MacDonald demandait beaucoup de travail : les employés suggéraient des éléments de contenu qu'ils trouvaient intéressants, puis l'équipe les partageait avec une communauté Yammer et les étiquetait selon la taxonomie de l'entreprise avant de les stocker dans SharePoint. Grâce au projet Cortex, il est plus facile d'évoluer et de changer d'échelle : « Cortex fait des suggestions qu’il estime utile pour l’utilisateur, offrant une autre perspective et un volume d'informations différent à prendre en compte », a déclaré Simon Denton.

Mais, comment tester un moteur de recommandation qui prend du temps à entraîner ? « Ce que nous avons appris très rapidement, c’est qu’il était vraiment difficile de simuler efficacement la façon dont les gens interagissaient avec le contenu dans un environnement de test stérile », a-t-il déclaré. « Donc, la meilleure chose à faire a été de le mettre en production et de voir comment ça fonctionnait ». Ces six derniers mois, la pandémie de Covid-19 a obligé de nombreux employés à travailler à domicile, les privant de ces discussions informelles à la machine à café ou à la pause déjeuner, au cours desquelles ils pouvaient faire avancer leurs projets. « Les suggestions fournies par les outils de Cortex ont contribué à combler cette lacune », a déclaré M. Denton. « Elles permettent de faire des découvertes inattendues et de trouver les bonnes personnes au bon moment, des avantages essentiels dans la situation actuelle. On peut donc dire que cela a vraiment aidé. La technologie est arrivée au bon moment pour rapprocher les groupes dans l’entreprise », dit-il.

Ignite Online 2020

SharePoint Syntex n'est qu’une des innovations que Microsoft présentera à la conférence Ignite 2020 organisée en ligne du 22 au 24 septembre. Contrairement à d'autres entreprises technologiques qui ont modifié le format de leurs conférences clients et développeurs, étalant les keynotes en ligne sur un mois ou plus pour permettre aux personnes travaillant à domicile de les intégrer dans leur planning quotidien, Microsoft a maintenu le format habituel de sa première conférence Ignite virtuelle. Le programme en ligne sur trois jours est très dense et reprend d'autres aspects de la conférence « en présentiel », notamment les sessions en réseau, la possibilité de programmer des réunions en face-à-face et même celle de ramener à la maison des objets numériques pour ses enfants. Plus important encore, Microsoft prévoit de présenter un tas d'autres innovations de produits pouvant intéresser les DSI, notamment des fonctionnalités Azure pour améliorer la résilience et les capacités de reprise après sinistre, ou faciliter l'adoption de Windows Virtual Desktop pour le travail à distance.

Microsoft annoncera également d'autres fonctionnalités desktop. Par exemple, les analyses pour la barre latérale « Insights », visible dans Outlook, sont désormais accessibles aux managers, ce qui leur permettra de voir combien de temps les employés passent en réunion et s'ils répondent aux demandes de leurs collègues et de leurs clients. Même si cela peut ressembler à une forme un peu brutale d'évaluation des performances, Microsoft estime que cette fonction peut éviter les burn-outs des employés effectuant de trop longues journées de travail et la multiplication des réunions. De son côté, Teams cherche aussi à répondre à la nouvelle réalité du travail à domicile avec des fonctionnalités comme les salles de travail ou Breakout Rooms (disponibles d'ici la fin de l'année) qui permettent de découper les réunions en cessions plus courtes puis de les rassembler. Teams supporte aussi les réunions pouvant compter jusqu'à 1 000 participants, ou jusqu'à 20 000 en mode visualisation seule. Et jusqu'à 25 000 personnes pourront participer aux discussions et aux canaux de conversation. De nouveaux contrôles ont également été mis en place pour gérer le travail par quart, afin de garantir que les messages ne sont envoyés qu'aux membres de l'équipe concernés.

Microsoft va également ajouter à Teams des applications pour d’autres utilisateurs que ceux de sa base traditionnelle de cols blancs. L'application Teams Talkie Walkie pour Android transforme les smartphones en système de communication « push-to-talk » pour les collaborateurs travaillant dans les environnements industriels ou sur le terrain, et s'intègre avec les produits durcis de BlueParrott, Klein Electronics et Samsung. C’est une toute nouvelle catégorie d'utilisateurs que les DSI devront soutenir. Teams vise également le marché des blouses blanches. L’outil offre des connecteurs pour les dossiers patients, comme ceux d’Epic EHR, qui proposent aux médecins de démarrer des téléconsultations ou des consultations virtuelles à l’intérieur de Teams. Enfin, l'intégration avec le logiciel de reconnaissance vocale de Nuance permettra aux praticiens de garder une trace de ces visites virtuelles dans le dossier patient.