Recourir à l'UGAP même pour de très gros volumes

Ce recours à l'expertise des acheteurs de l'UGAP a été aussi le choix de Pôle Emploi. Pourtant, sur le milliard d'euros d'achats annuels opérés par cet établissement, 300 millions concernent l'informatique avec 300 contrats auprès de 200 fournisseurs. Gilles Collet, chef du département achats des services et produits informatiques au secrétariat général de la DGA SI de Pôle Emploi, justifie : « nous achetons sur catalogue auprès de l'UGAP mais en renégociant les tarifs avec les fournisseurs vues les quantités que nous sommes amenées à acquérir, de telles quantités n'ayant pas à être en standard dans le catalogue. Et nous bénéficions de leurs experts, par exemple pour obtenir une cotation avant appel d'offres : le montant indiqué est toujours, jusqu'à présent, tombé assez juste. »

« Notre métier n'est pas d'acheter mais de faire des systèmes d'information qui marchent » renchérit Gilles Aragou, DSI adjoint au Service départemental d'incendie et de secours des Yvelines (SDIS 78). Pour lui, le recours à l'UGAP est avant tout un gain de temps. Le site e-commerce du grossiste public permet en effet la circuit de validation de l'achat public : un service passe une commande dans le catalogue et cette commande va devoir être validée selon le processus habituel du secteur public avant d'être exécutée. De plus, éviter de déclencher un appel d'offres pour des achats courants relève pour lui du bon sens. « Le temps que l'on reçoive les devis des fournisseurs pour acheter des PC sur appel d'offres, ceux achetés par l'UGAP sont déjà livrés » explique-t-il.

Déléguer des tâches sans valeur ajoutée

A la CNAM-TS (Caisse Nationale d'Assurance Maladie des Travailleurs Salariés), les volumes achetés permettent également de se passer de l'UGAP en termes de remises sur quantités. Mais les achats à la fois très techniques mais sans valeur ajoutée particulière, comme les PC par exemple, gagnent à passer par l'UGAP pour, encore une fois, gagner du temps et réserver les ressources internes limitées aux tâches les plus porteuses de valeur ajoutée. « Nous baissons ainsi significativement les coûts administratifs des achats » se réjouit Sylvie Falcoz, sous-directrice des achats informatiques, télécoms et éditiques à la CNAM-TS. En fin de contrat cadre sur l'achat d'un logiciel, la CNAM-TS n'a pas relancé de consultation mais a préféré passer par l'UGAP.

La CNAM-TS recourt également à l'UGAP pour certains achats ponctuels. En tel cas, c'est l'expertise des acheteurs qui est recherchée, ainsi que l'ouverture à des fournisseurs inhabituels. « L'UGAP n'est pas qu'un pousseur de boîtes » relève Sylvie Falcoz.

Et le respect des normes ?

Assez curieusement, malgré la succession des témoins, aucun n'a spontanément abordé la question de l'usage de normes pour éviter d'être enfermé avec un fournisseur imposant ses propres formats pour empêcher la réversibilité. Le problème est notamment grave avec des fournisseurs dominant leur secteur comme Microsoft ou Cisco.

Wilfried Boudas, directeur des achats de l'UGAP, insiste sur le fait que les normes sont systématiquement des critères dans les cahiers des charges. Les utiliser fait partie de l'expertise revendiquée par l'UGAP. Mais il a admis en aparté passer des appels d'offres pour acheter des logiciels précis, comme, notamment, Microsoft Windows... pour répondre à la demande de ses clients, acheteurs publics en collectivités, en administrations ou en établissements publics.