Kanban est un système simplifié de gestion du flux de travail. Il favorise la collaboration et la productivité et peut permettre aux entreprises de se concentrer sur des tâches spécifiques jusqu'à leur achèvement. L’objectif de ce système simplifié de gestion des workflows développé au Japon par Toyota au début des années 1940, est de rendre le processus de production efficace et agile. Même si Kanban est surtout utilisé dans le développement de logiciels, il peut servir à améliorer tous les domaines de l'entreprise, et pas seulement l’IT. Certes, l’ambition de Kanban n'est pas de remplacer la gestion de projet ou de servir de méthodologie de développement. Mais il peut améliorer des processus déjà en place en créant une structure de flux de travail plus adaptée.

Kanban peut également aider l’entreprise à limiter le nombre de « travaux en cours », les « work in progress » (WIP). Il peut également contribuer à soutenir un leadership fort, une transparence organisationnelle, le travail d'équipe, et favoriser une communication et une collaboration plus ouverte au sein de l'entreprise. Avec Kanban, les entreprises peuvent identifier les tâches non pertinentes et éviter que les équipes relèguent les tâches prioritaires au second plan. Il permet à tous de savoir ce qui est fait.

Tableau et cartes dans Kanban

Le tableau est l’élément central de la stratégie de Kanban, soit sous forme de tableau physique, comme un tableau blanc, soit sous forme de tableau virtuel. Le tableau va aider le service et son équipe à suivre les tâches et leur progression. Quant aux cartes Kanban, elles servent à suivre la progression des tâches. Là aussi, il peut s’agir de simples notes autocollantes que l’on peut déplacer, ou de cartes virtuelles que l’on peut glisser-déposer dans différentes colonnes créées sur le tableau Kanban.

Sur ce tableau, chaque étape est représentée par une colonne. Par exemple, la première colonne peut contenir un « arriéré » de tâches à accomplir. Il est possible de créer une autre colonne pour le « jour » ou la « semaine » en cours. Ensuite, l’idée est de déplacer les tâches entre ces colonnes en fonction de leur priorité. Quand on sélectionne les tâches que l’on veut inscrire sur les cartes Kanban, le mieux est, évidemment, d’éviter qu'elles s’étalent sur plusieurs semaines. La méthodologie invite à ne pas trop décomposer les tâches au point d’encombrer le tableau de cartes. Il faut donc essayer de choisir les tâches qui répondent à certains objectifs de la liste de choses à faire, en faisant en sorte qu’elles soient résolues assez rapidement pour que l'équipe reste motivée.

Les différentes étapes

Il n’y pas de contrainte imposée sur les étapes d’un tableau Kanban. La règle générale est de rester simple et d'éviter de multiplier inutilement les étapes nécessaires à l'accomplissement de chaque tâche. Même si chaque entreprise est libre de choisir les catégories qu’elle souhaite inscrire dans chaque colonne, on retrouve dans la plupart des tableaux Kanban les étapes suivantes :

- En attente : généralement, sont inscrites dans cette colonne les tâches en attente de traitement par l’équipe. Ces tâches seront lancées dès que l’équipe pourra dégager un peu de temps pour cela. À ce moment-là, les tâches pourront être transférées dans une colonne de tâches spécifiques comme « aujourd’hui » ou « en cours ».

- En cours de réalisation : sont inscrites dans cette colonne toutes les tâches en cours de traitement ou « en cours d’exécution ». Dès que l’équipe choisit une nouvelle tâche, celle-ci sera déplacée dans cette colonne tant qu’elle ne sera pas achevée.

- Terminée : Cette colonne est assez explicite, mais une fois qu'une tâche est terminée, elle sera déplacée vers une colonne finale « achevée » ou « terminée ».

- Bloquée : Si une tâche ne peut pas être achevée ou si sa progression est interrompue ou bloquée pour une raison quelconque, elle sera placée dans cette catégorie « bloquée » ou « en attente » jusqu'à ce qu’il soit possible de la reprendre.

Kanban VS Scrum

En apparence, les stratégies agiles d'amélioration du workflow de Kanban et de Scrum semblent similaires. Toutes deux sont fondées sur des systèmes « pull » favorisant l’exécution des tâches en retard et la résolution des problèmes le plus rapidement possible. Mais, une fois les tâches extraites de l'arriéré, il est facile de voir ce qui diffère entre Kanban et Scrum.

Scrum se concentre sur les « sprints ». Ils démarrent par une réunion de planification où l’équipe décide des tâches prioritaires à réaliser en un sprint de deux semaines. Pendant ce sprint, les équipes de développement et de produits ne peuvent travailler que sur les éléments définis lors de la réunion de planification. Tout le reste est mis en attente jusqu'à la fin du sprint. Au terme d’un sprint, les équipes font un compte-rendu pour voir comment il s'est déroulé, ce qui a fonctionné et ce qu’il faut modifier. Ensuite, le processus est relancé avec d’autres exigences ou par l’ajout de tâches mises de côté lors de la dernière réunion de planification.

La méthode « pull » de Kanban implique également des évaluations régulières et un examen rétrospectif, mais elle n’adopte pas le principe du sprint de deux semaines de Scrum. Au contraire, Kanban est un processus continu où les tâches sont extraites chaque fois que l'équipe dispose du temps nécessaire pour lancer une autre tâche. Kanban impose aussi des limites aux « travaux en cours » sur lesquels peut travailler une équipe. Il dépend généralement du nombre de personnes et des ressources disponibles.

Les outils et les logiciels pour Kanban

De nombreux outils et logiciels Kanban sont disponibles pour les entreprises qui souhaitent gérer virtuellement leur flux de travail Kanban. Elles peuvent les utiliser à la place d'un tableau Kanban physique ou en conjonction avec un tableau Kanban. Ces outils permettent aux équipes de suivre l'évolution des tâches et peuvent aider tout le monde à visualiser les tâches étape par étape. L’offre du marché est assez riche, mais parmi les outils Kanban les plus populaires on peut citer Trello, KanbanFlow, GitScrum, Workfront, Wrike, ZenHub, Kanbaniser, Asana et Odoo.

Salaires des experts Kanban

Selon les données de PayScale, aux États-Unis, le salaire moyen des personnels ayant des compétences Kanban se situe autour de 116 000 dollars/an. Les compétences Kanban sont appréciées dans certains emplois en rapport avec la gestion de projets et de produits. Ainsi, le salaire moyen d’un gestionnaire de projet ayant des compétences Kanban est de l’ordre de 79 497 dollars/an, celui d’un chef de produit logiciel tourne autour de 117 916 dollars/an, et celui d’un coach Agile, de 123 382 dollars/an (source Payscale).