En 2015, Suez Environnement va faire migrer la majorité de ses 60 000 utilisateurs de messagerie sur Office 365, dans le cloud de Microsoft. Le groupe industriel spécialisé dans la gestion de l'eau potable et des déchets est par nature très décentralisé. C'est l'une des raisons pour lesquelles Hans Schenck, son DSI, croit beaucoup aux solutions cloud. Il intervenait sur les Techdays 2015, organisés par Microsoft cette semaine à Paris. Rien qu'en France, Suez Environnement compte 1 600 sites, avec un personnel amené à se déplacer fréquemment. Plus de 100 systèmes de messagerie différents cohabitent encore dans l'entreprise. Le groupe cherche maintenant à être de plus en plus intégré et à renforcer la collaboration entre ses équipes, a expliqué Hans Schenck. D'où la décision d'aller vers une messagerie unique.

Office 365 a été retenu il y a quelques mois à l'issue de pilotes ciblés dans chaque filiale, menés « avec des utilisateurs clés motivés », a exposé Hans Schenck. En parallèle, le groupe a examiné aussi sa solution historique, Lotus Notes d'IBM, ainsi que Gmail et les apps de Google. Pour l'instant, 42 000 boîtes aux lettres fonctionnent sur Lotus Notes et 12 000 sur Exchange de Microsoft, auxquelles s'ajoutent les autres logiciels de messagerie. La migration des applications Notes va évidemment constituer une étape, « à regarder de très près », reconnaît le DSI, mais c'est un type de projet que le groupe a déjà conduit avec la Lyonnaise des Eaux, explique-t-il. Une partie de ces applications ne sont plus utilisées, ce qui réduit de moitié ce qui doit être migré. Pour les autres, il s'agit en partie d'applications documentaires qui peuvent être reprises dans Office 365. « Le passage vers SharePoint est très aisé », assure le DSI. 

La maîtrise des données parmi les critères de choix

Interrogé sur les critères du choix d'Office 365 par rapport à ses deux concurrents (IBM Notes et Google Gmail), Hans Schenck évoque d'abord des raisons de sécurité. « Nous sommes un groupe international et nous avions l'impression d'avoir davantage la maîtrise de nos données. » La direction générale appréciait en particulier que ces données soient stockées et gérées en Europe. « Google ne pouvait pas le garantir », évoque le DSI. Le 2ème aspect était d'ordre contractuel. Le cadre proposé par Microsoft était plus élaboré, mieux adapté à une grande entreprise, indique le DSI.

Le 3ème point portait également sur la maîtrise des données. « Certaines municipalités peuvent réclamer des contraintes précises et demander que les données restent chez elle. Avec des solutions hybrides, nous pouvons y répondre ». Dans le choix du cloud, l'aspect coût n'est qu'un élément parmi d'autres. Il y a clairement des enjeux de service, comme la garantie d'accéder à sa messagerie le week-end. « Nous pensons qu'il y a un vrai potentiel d'amélioration de la performance opérationnelle de l'entreprise avec ce type d'outils », assure Hans Schenck.

La DRH en sponsor du projet

A propos d'une éventuelle démarche de virtualisation des postes de travail, le DSI de Suez Environnement explique que, selon le profil d'usage, il serait possible d'aller assez vite dans ce domaine. Il précise que la mise en place d'Office s'inscrit dans une démarche plus ample visant à rationaliser l'architecture des marques au sein du groupe. « Nous allons changer les noms de domaine, et donc, changer l'architecture des messageries ».

Pour l'instant, le projet Office 365 comporte un seul pilote opérationnel, en Espagne, avec quelques dizaines d'utilisateurs. Le déploiement se déroulera sur l'ensemble de l'année. Chaque pays a réuni des chefs de projet. « Nous travaillons dans différentes entités du groupe en parallèle », la première étape consistant à vérifier l'infrastructure sur place. Quant à l'adoption des autres logiciels d'Office 365 (la suite bureautique, mais aussi SharePoint, la communication unifiée avec Lync, le réseau social Yammer, ou encore Project), la mise en place de la messagerie créera une situation permettant de travailler autrement, estime Hans Shenck. « Tous ces outils sont très demandés et je pense que cela se fera de manière presque viral, mais à court terme, la messagerie est l'objectif immédiat. Je veux rester sur la vague. » Ce passage à Office 365 dans le cloud n'est pas vu comme un projet informatique, mais comme un projet de transformation du groupe qui bénéficie de la DRH comme sponsor, pointe le DSI.