Le 31 mars 2022, lors d'un webinaire organisé par l'éditeur Virage Group, Frédéric Daudin, directeur des systèmes d'information (DSI) du conseil régional Centre-Val de Loire et Mireille Busson, responsable études et applications de la région Centre-Val de Loire, ont partagé les enseignements tirés de leur schéma directeur 2017-2021 et leurs objectifs pour le prochain, prévu de 2022 à 2027.

Septième région de France en termes de superficie, le Centre-Val de Loire compte 3,371 millions d'habitants répartis sur six départements : Cher, Eure-et-Loir, Indre, Indre-et-Loire, Loir-et-Cher et Loiret. Les systèmes d'information de la région desservent 124 sites, dont 110 lycées, 13 sites distants et dix sites au siège du Conseil régional, à Orléans. Ils s'appuient sur deux salles serveur « très virtualisées » selon Frédéric Daudin, et récemment passées à une infrastructure hyperconvergée. Les applications demeurent en majorité hébergées on-premise, même si une petite partie est en SaaS et une autre sur un cloud privé. « En termes d'environnements de travail numériques, nous avons environ 4000 comptes utilisateurs et 1000 postes de travail, tous portables et équipés avec des outils de collaboration », décrit Frédéric Daudin. La DSI assure le maintien en conditions opérationnelles de ces environnements et systèmes, avec 26 agents répartis dans trois services : assistance, applications et infrastructures. Pour piloter les évolutions des systèmes d'information, elle s'appuie sur des schémas directeurs (SDSI) sur cinq ans.

En 2016, alors que le précédent schéma directeur s'achevait, la DSI a démarré l'élaboration de l'édition 2017-2021. Pour cela, elle est passée par trois grandes étapes : d'abord, un bilan du système d'information actuel et du précédent schéma directeur ; ensuite, l'élaboration de la cible et du nouveau schéma directeur et pour finir une étape d'arbitrage. Le bilan a permis d'identifier certains enjeux. L'infrastructure et le service aux usagers avaient été modernisés et transformés, mais l'informatisation des métiers demeurait insuffisante. « Sur 272 missions de la région, 40% seulement étaient digitalisées, il restait trop d'Excel », pointe Frédéric Daudin. « Nous avions également un enjeu de gouvernance : 72% des projets lancés étaient soit arrêtés soit abandonnés », poursuit le DSI. Enfin, il était nécessaire de travailler sur la cybersécurité pour augmenter la maturité dans ce domaine.

Une gouvernance revue pour impliquer les métiers

Pour mieux prendre en compte la digitalisation des métiers, les différentes directions de la région ont été sondées et impliquées dès la phase d'élaboration du schéma directeur 2017-2021. À l'issue de ce travail, 84 projets ont été identifiés, répartis en 14 programmes et 3 grands axes : une e-administration performante, un système d'information agile, sécurisé et adapté ainsi qu'un numérique au service des territoires. Le schéma directeur prévoyait environ 10 millions d'investissements sur 5 ans, pour près de 12 000 jours/homme en termes de charge de travail globale (métiers et DSI). « 90% de ces investissements visaient à améliorer et informatiser l'existant, afin de transformer la région et d'accompagner son développement numérique », souligne le DSI. Lors de l'étape d'arbitrage, différents scénarii ont été proposés à la direction générale et au comité de direction. « La majorité des projets étaient prévus sur les deux premières années, il fallait lisser la charge », explique Frédéric Daudin.

Afin de suivre la réalisation du SDSI, la DSI a également revu le dispositif de gouvernance. Un comité de pilotage global réunit le comité de direction (les directions générales des services et leurs adjoints) à un rythme de trois fois par an, en janvier, avril et septembre. En complément, onze comités de suivi par grand domaine SI ou métier ont lieu une fois par an, entre mai et juin. « Ce planning nous permet de préparer les estimations de l'année suivante durant l'été, afin de les présenter au comité de pilotage de rentrée. Elles sont ensuite déclinées en propositions budgétaires en fin d'année, pour une présentation de la feuille de route au comité de pilotage de janvier » explique Mireille Busson. Enfin, tout au long de l'année se tiennent des comités de pilotage par projet et programme, plus classiques, avec un suivi qui s'effectue sur la solution Project Monitor de Virage Group. « Nous avons aussi créé un bureau des projets interne à la DSI, qui se réunit chaque semaine en alternant les thématiques, entre infrastructures, numérique, applications et organisation », indique Mireille Busson. Project Monitor sert de référentiel unique et partagé pour l'ensemble des projets. Enfin, une enquête de satisfaction auprès des utilisateurs, centrée sur l'évolution des systèmes d'information métiers, est également prévue en milieu d'année.

Passer à une approche plus stratégique

Lors de son retour d'expérience, la DSI de la région Centre-Val de Loire a dressé le bilan de ce schéma directeur 2017-2021. Au total, 75% des projets prévus ont été réalisés. Parmi les réalisations figurent par exemple des projets de dématérialisation, la mise en place d'un nouvel Intranet et une refonte du SI RH sur l'axe d'e-administration. La modernisation du SI s'est poursuivie, avec des projets comme le déploiement du SSO, l'hyperconvergence et la mise en place d'une solution de gestion de portefeuille de projets. Enfin, sur le volet de nombreux sites et portails ont été livrés, comme Rémi pour les mobilités interurbaines, le portail open data de la région ou Corély pour les échanges avec les acteurs du patrimoine et de l'éducation. Au sein de la DSI, ce SDSI a permis de progresser sur certains aspects. « Nous avons systématisé la séquence de fin de projet, avec une vraie clôture et un bilan », souligne Mireille Busson. « Cela nous a permis d'engager une dynamique d'amélioration continue, avec une attention particulière sur la création de valeur et l'atteinte des objectifs ». Au cours de cette période, la DSI a également vu son budget d'investissements augmenter et acquis de nouvelles ressources, avec l'arrivée de huit agents supplémentaires.

Cependant, le bilan du SDSI 2017-2021 a également mis en exergue quelques enjeux. « La construction du SDSI a surtout été menée en mode bottom-up, sans s'aligner sur la vision stratégique », constate ainsi Mireille Busson. Des sujets transversaux sont également restés en souffrance, comme la question de la gouvernance de l'information. « Nous avons posé des briques, nous avons avancé, mais c'est un sujet qu'il faut vraiment prendre à bras le corps », estime la responsable des études et applications. Un autre point d'achoppement a concerné la prise en compte dans le schéma directeur des nouvelles demandes, qui peuvent « être exprimées à tout moment » selon Mireille Busson. « Nous devons être en mesure de répondre rapidement, sinon les directions peuvent être tentées de chercher des solutions de leur côté, avec le risque de shadow IT. » Enfin, un dernier enjeu portait sur la priorisation et l'arbitrage des projets à lancer, dans une vision de portefeuille. « C'est l'un des principaux enseignements, qui nous renvoie à la nécessité d'une approche plus stratégique », estime Mireille Busson. « Nous avons tendance à lancer davantage de projets que nous ne pouvons en gérer, ce qui se traduit par des projets qui s'étirent dans le temps. Il faut mieux aligner les ambitions et les capacités à faire. » Pour cela, la DSI a prévu de s'appuyer davantage sur Project Monitor, qui aujourd'hui est surtout utilisé pour le suivi, afin d'effectuer des arbitrages sur le portefeuille. « Nous avons aussi commencé à saisir le temps passé, afin de gagner en visibilité sur les ressources. C'est un axe de progression et un sujet dont nous voulons nous emparer », affirme Mireille Busson.

La création de valeur en ligne de mire

Ces constats vont guider la conception du prochain schéma directeur, prévu de 2022 à 2027. « En dix ans, nous sommes passés d'un schéma directeur informatique à un schéma directeur des systèmes d'information. Nous nous dirigeons désormais vers un schéma directeur stratégique », pointe Mireille Busson. Pour les cinq ans qui viennent, quatre grands enjeux ont été identifiés. Le premier est de renforcer l'excellence opérationnelle, en travaillant sur la dématérialisation, l'urbanisation, mais aussi la sobriété numérique. Le deuxième concerne l'expérience des usagers, en développant notamment la territorialisation et la co-construction avec les administrés. Un troisième axe s'intéresse à l'évolution des métiers, avec un sujet notamment autour de la gouvernance de l'information. « La pandémie a accéléré l'usage de nouveaux outils de collaboration, mais les utilisateurs peinent à se situer dans ce nouveau paysage, à savoir quel outil privilégier pour quel usage et à retrouver l'information », explique le DSI. Enfin, le dernier enjeu incontournable est celui de la confiance, de la conformité, de la cybersécurité et de la résilience. Pour Frédéric Daudin, ces ambitions s'accompagnent de deux défis. D'une part, elles vont demander d'en faire plus avec un budget qui sera probablement contraint. D'autre part, elles supposent de gérer différentes injonctions contradictoires. « Par exemple, renforcer la cybersécurité incite à fermer les SI, alors que dans le même temps on nous demande davantage d'ouverture et de services. De même, il s'agit de développer les usages et les équipements, tout en adoptant un numérique responsable et en réduisant l'empreinte carbone. Enfin, il faut faire évoluer les compétences à moyens constants et dans un contexte où le recrutement de profils techniques est difficile », illustre Frédéric Daudin, qui a tout de même pu recruter récemment un RSSI.

Fin 2021, la DSI a pu échanger avec la communauté des managers de la région sur la transformation numérique. « Nous sommes actuellement en phase de démarrage sur le SD 2022-2027 », indique le DSI. « Nous avons donné rendez-vous à la collectivité sur les deux derniers trimestres 2022 pour l'élaboration du nouveau schéma directeur », ajoute Frédéric Daudin, qui estime que la mise en oeuvre du futur schéma pourra démarrer durant le premier semestre 2023. Pour le DSI, il s'agit notamment de passer « d'un territoire de projets à un projet de territoires », en travaillant plus étroitement avec les directions métiers et les structures associées à la DSI, notamment deux GIP (groupements d'intérêt public), Recia (Région Centre Interactive) et e-santé. La DSI peut également s'appuyer dans cette démarche sur la présence d'un délégué au numérique, directement rattaché au président de la région. « Nous disposons aujourd'hui d'une gouvernance et de moyens adaptés à nos ambitions », estime Frédéric Daudin, pour qui la culture numérique doit se partager. « La transformation numérique n'est pas celle des systèmes d'information, mais bien celle des utilisateurs finaux. Le rôle de la DSI doit être celui d'un fédérateur de compétences, afin d'amplifier la transformation », affirme le DSI, qui souhaite centrer les futures actions sur les usages et les données. « Il faut faire en sorte que tous les projets passent par le filtre de l'apport de valeur. »