Fondé en 2016, Viseeon est un réseau fédérant des cabinets d'expertise comptable indépendants, actuellement 80 en France et au Portugal au bénéfice de plus de 5 500 clients, en très forte croissance avec un plus que doublement annuel sur chacune des cinq dernières années. Il fournit des services, notamment IT, à ses affiliés et une organisation en marketing de réseau : un cabinet parrain qui apporte un client (par exemple une filiale locale d'un de ses clients) à un autre cabinet du réseau est ainsi rémunéré sur l'activité générée chez son filleul. « Notre objectif est que chaque cabinet soit une véritable entreprise de services en comptabilité » souligne Vianney Delannoy, chief digital officer de Viseeon. Cela suppose que chaque cabinet se concentre sur des taches à valeur ajoutée au bénéfice de ses clients et perde le moins de temps possible sur des opérations de masse. Une telle attente implique une large automatisation.

Les cabinets affiliés étant des entreprises restées indépendantes, chacun a ses propres logiciels, notamment comptables. Mais Viseeon leur apporte des outils pour les faire communiquer ainsi que de la datavisualisation pour exploiter la masse de données disponible. Pour Vianney Delannoy, « l'expert comptable a sans doute le métier où est généré le plus de données puisque la moindre facture va compter de nombreuses informations unitaires. » Or, ce qui est important pour les clients des cabinets, ce n'est pas la saisie des factures (la création de la donnée) mais bien l'expertise qui va les amener à prendre les bonnes décisions de gestion (l'exploitation de la donnée).

Une digitalisation totale mais simple

Pour répondre à cette attente des clients, Viseeon parie sur une digitalisation totale des cabinets. « Il faut transformer les méthodes des petits cabinets pour qu'ils deviennent de véritables entreprises de services en comptabilité » insiste Vianney Delannoy. Il se trouve que, au siège de Viseeon, la plate-forme PaaS Work OS de Monday.com était utilisée pour un peu de suivi de projets. Or les fonctionnalités d'automatisation via le low/no code et les nombreuses fonctionnalités de gestion d'API pouvaient avoir des intérêts bien plus importants. Vianney Delannoy pointe : « la plate-forme est très simple à prendre en mains, elle est très évolutive, et, étant en PaaS, l'utilisateur n'a pas à se préoccuper de considérations techniques ou de sécurité. »

Fin 2021 est apparu le module CRM de Work OS. En l'ajoutant aux autres fonctionnalités, Viseeon a vu le potentiel possible dans la mise en oeuvre des processus métier avec une large automatisation dès l'acquisition d'un nouveau client. L'automatisation rendue ainsi possible a permis de réduire considérablement le poids des taches chronophages mais basiques. D'autant que l'automatisation permet aussi d'éviter oublis et erreurs, donc de fiabiliser les données exploitées. L'expert comptable utilisateur peut, dès lors, se concentrer sur sa prestation et sa valeur ajoutée. Grâce aux équipes et à la solution de Monday.com, le CRM de Viseeon a pu être mis en oeuvre en moins de trois mois tout en couvrant toute la gestion clients des cabinets, dès l'acquisition d'un nouveau client.

Plus de six heures gagnées par personne et par semaine

Bien que la solution soit en PaaS, il était évidemment essentiel que les données de chaque client final et de chaque cabinet soient bien isolées. Il serait tout à fait inapproprié qu'un cabinet puisse consulter les données sur des clients d'un autre cabinet. Lorsque la plate-forme a été mise en place, fin 2021 et début 2022, Viseeon a attentivement vérifié ce compartimentage. Le réseau a aussi accepté d'être beta-testeur de certaines fonctionnalités et teste d'ailleurs toujours des nouveautés. La capacité de Monday.com à accompagner le réseau malgré son fonctionnement très spécifique, le rapport qualité/prix, les fonctionnalités offertes et la maîtrise en interne de l'outil ont permis de confirmer le choix de Work OS plutôt qu'une solution concurrente.

En termes de coûts, Work OS est proposé avec une licence à l'utilisateur nommé dans le cadre d'un abonnement normalement annuel. Le processus d'intégration d'un collaborateur dans le réseau Viseeon comprend donc l'ouverture de son compte sur Work OS. Sur les 250 collaborateurs des 80 cabinets du réseau, il existe 175 comptes actifs dont 80 % d'utilisateurs quotidiens. Lors de la convention du réseau, en juin 2022, un bilan impressionnant a été tiré. Vianney Delannoy note ainsi : « en moyenne, sur les processus relevant du CRM, le gain liée à l'automatisation via Work OS est de trois heures et demie par personne et par semaine ; sur la gestion quotidienne (centralisation des données, alertes...), on atteint une heure et demie ; en tout, grâce à toutes les automatisations mises en place, nous estimons le gain à six heures et demie par personne et par semaine. » Avec un tel bilan, il conclut : « Monday.com va évidemment nous accompagner sur de futurs projets mais nous ne communiquons pas encore, bien sûr, sur ceux-ci. »