De façon générale, la gestion des documents est relativement claire et facile. La bibliothèque de documents est bien faite, même si Brian Proffitt dit avoir eu parfois du mal à savoir à quelle tâche étaient reliés certains documents, et qu'il devait pour cela consulter la tâche elle-même. Via la plate-forme mobile, il a pu avoir accès à toutes les informations sur les tâches et les projets, ainsi que le suivi du temps. Mais celui des dépenses n'était pas accessible. C'est apparemment la seule fonctionnalité qui faisait défaut.

AceProject comporte beaucoup de fonctionnalités et son prix semble certainement justifié. Le tarif est échelonné en palier selon l'usage, depuis un service de base gratuit qui permet de gérer deux projets, 50 tâches, et offre jusqu'à 250 Mo d'espace de stockage, jusqu'au pack Gold à 99 dollars par mois avec un nombre de projets et de tâches illimités et 20 Go d'espace de stockage. Il existe des options intermédiaires, mais le nombre d'utilisateurs est illimité quel que soit l'abonnement. Le site AceProject mentionne également la disponibilité d'une version hébergée en local, pour ceux qui veulent un système encore plus abouti

Même à 99 dollars par mois, AceProject est une bonne affaire. C'est même un tarif imbattable parce qu'il permet de suivre les utilisateurs, les tâches et les projets de manière approfondie, et offre aux gestionnaires de projets une grande souplesse dans la façon de gérer leur travail.

2 - Basecamp
Prix: selon l'usage ( de 20 à 150 dollars/mois)
Plate-forme: en ligne

Basecamp est un outil de gestion de projets très populaire dans les petites entreprises et les activités de conseil. On comprend assez vite pourquoi. L'interface de Basecamp est simple et intuitive. Elle permet aux participants de se joindre ponctuellement au projet, de dire ce qu'ils ont à dire, et de reprendre leur travail.

Basecamp ne comporte pas d'outils formels pour la gestion des tâches ou d'un projet, à l'image de ceux que l'on trouve dans AceProject. Les utilisateurs sont affectés à certains projets, et au sein de ces projets, ils ont toute liberté pour créer leur propre liste de choses à faire, d'événements, de messages ou de tableaux d'affichage (les « writeboards »). Ils disposent aussi dans leur espace d'outils de collaboration en temps réel.

L'esprit de Basecamp repose plus sur la collaboration que sur la gestion formelle d'un projet. On ne trouve pas non plus de suivi du temps ou de diagrammes de Gantt. L'utilisateur définit une tâche, assigne cette tâche à un autre membre du projet ou à lui-même, et quitte l'espace du projet. Les documents sont stockés dans un endroit unique et ne sont pas reliés à des événements ou à des tâches.

Efficace : un micro-site réservé au projet

Basecamp sera bien utile à ceux qui sont habitués à travailler avec de plus petits projets, qui consistent par exemple à réunir des données sur la livraison d'un client ou à préparer un événement. Les fonctions de messagerie et le tableau d'affichage sont très utiles pour des collaborateurs éloignés les uns des autres. Le fait de tout concentrer sur un micro site exclusivement réservé au projet confère également beaucoup d'efficacité à cet outil.

Mais pour ceux qui ont besoin de suivre les tâches de plus près, et de disposer d'outils de gestion plus conséquents, Basecamp n'est sans doute pas le plus adapté. Le prix entre aussi en considération : il n'existe pas de version gratuite du produit. Avec un abonnement de base de 20 dollars par mois, il est possible de gérer 10 projets et de bénéficier de 3 Go d'espace de stockage. Pour 150 dollars par mois, on passe à un nombre illimité de projets et à 100 Go d'espace de stockage pour ses fichiers. Par contre, quelle que soit l'option choie, le nombre d'utilisateurs est illimité.

Cet outil est plus simple que AceProject (a-t on vraiment besoin de comptabiliser les tâches ?) mais Basecamp offre au final plus d'espace de stockage global, de sorte que ce n'est pas un mauvais choix. Mais il faut vraiment bien savoir ce que l'on attend de son outil de gestion de projets avant de s'engager.