Les applications Office de Microsoft sont depuis longtemps les principaux outils de productivité d'entreprise, Google Workspace étant son principal rival. Mais de nouveaux venus sont apparus ces dernières années qui promettent des approches originales en bureautique. Dans ce domaine, deux start-ups mènent la danse : Coda et Notion qui proposent leurs solutions d'environnement de travail tout-en-un, combinant création de documents, de feuilles de calcul, de bases de données, de wikis et plus encore. Et ce dans une interface moderne et dynamique qui peut intégrer des données provenant de différentes sources.

Les deux sociétés ont récemment annoncé des fonctionnalités supplémentaires pour leurs plates-formes respectives alors qu'elles cherchent à défier les poids-lourds de la bureautique. « Coda et Notion ont développé des approches innovantes de création collaborative de documents qui visent à répondre aux limites des tableurs et des traitements de texte traditionnels, à savoir la nécessité d'améliorer l'expérience utilisateur avec une automatisation intelligente et une intégration plus étroite aux flux de travail existants », a déclaré Raúl Castañón, analyste senior chez 451 Research, une division de S&P Global Market Intelligence. « Pour certaines entreprises, elles représenteront une alternative viable aux applications de productivité et de collaboration de Google ou Microsoft ».

Bases de données synchronisées et espaces collaboratifs chez Notion

Notion, qui a lancé son application en 2016 et compte 25 millions d'utilisateurs, a dévoilé une foule de fonctionnalités lors de son événement Block by Block cette semaine. Parmi elles une barre latérale pour créer des espaces de contenus Notion. Ces sections peuvent être attribuées à des équipes spécifiques, telles que le marketing ou les ventes, ou à des projets interfonctionnels tels qu'un lancement de produit, pour organiser le travail plus efficacement, a indiqué Notion dans un billet de blog. Les équipes peuvent être désignées comme publiques ou privées pour s'assurer que les personnes appropriées peuvent accéder aux informations sensibles, et des restrictions peuvent être appliquées à des pages individuelles au sein d'une équipe pour un contrôle plus granulaire. La fonctionnalité sera déployée progressivement à partir de ce printemps explique l'éditeur.

Notion

Notion obtient une nouvelle barre latérale d'équipes qui peut être utilisée pour créer des espaces dédiés. (crédit : Notion)

D'autres façons de visualiser les données partagées arrivent aussi dans quelques semaines, avec l'ajout de filtres rapides dans la vue des bases de données Notion qui peuvent être enregistrés et invoqués ultérieurement. Les utilisateurs pourront basculer entre les onglets d'affichage personnalisés relatifs aux bases de données et accéder à des options de personnalisation dans un panneau de paramètres. Une mise à jour des bases de données Notion, prévue plus tard cette année, permettra aux utilisateurs de synchroniser les données structurées de l'application avec des sources externes, telles que Google Calendar, Jira et GitHub. D'autres mises à jour concernent la création et la gestion d'événement utilisateur, la disponibilité générale de l'API Notion ainsi que des contrôles administrateurs et une documentation améliorés. Un programme de certification Notion a par ailleurs été lancé pour aider les utilisateurs expérimentés à étendre leur expertise avec une accréditation officielle en tant que consultants externes ou administrateurs internes. Une communauté de champions est aussi lancée pour échanger et partager des conseils notamment.

Coda passe la 3e

L'éditeur en solutions bureautiques Coda a lancé sa première application en 2019 ; il vient d'annoncer sa version 3.0 récemment. La mise à jour comprend un outil d'édition révisé, fruit d'un développement de deux ans, a déclaré son CEO et co-fondateur, Shishir Mehrotra, dans un billet de blog. L'une des caractéristiques de cet éditeur est la possibilité de personnaliser plus facilement les mises en page, en utilisant une interface glisser-déposer pour réorganiser les blocs de texte selon les besoins. Cela combine les avantages de deux types d'outils d'édition, a déclaré Coda : ceux utilisés pour l'écriture et ceux utilisés par les éditeurs, par exemple dans les wikis ou la conception de sites Web. « Pouvoir utiliser la même surface pour la création et la publication ouvre un large éventail de scénarios », a déclaré Coda, pointant vers un site Web de portefeuille, un wiki d'équipe ou un tableau de bord pour afficher les OKR et les mesures en tant qu'options.

Une autre fonctionnalité de cet éditeur est la colonne de canevas. Elle offre aux utilisateurs la possibilité d'insérer une page Coda - avec des images, des tableaux et des commentaires - dans une ligne de feuille de calcul ; elle peut être utilisée à des fins telles que la rédaction de brouillons de blogs directement à partir d'un calendrier de contenu, a indiqué l'éditeur. Les autres mises à jour incluent des modifications apportées aux packs Coda pour créer des automatisations personnalisées qui interagissent avec des applications tierces, comme un bouton pour envoyer des e-mails à partir d'un document avec le pack Gmail. Avec le lancement de Pack Studio dans Coda 3.0, les utilisateurs peuvent créer leurs propres packs en quelques minutes à l'aide d'une interface de navigateur, a déclaré Coda, nécessitant une connaissance minimale du codage. Ceux-ci peuvent être utilisés en interne dans une organisation ou partagés plus largement sur le marché Coda Gallery, où ils peuvent être répertoriés comme gratuits ou payants.

Coda

L'outil d'édition mis à jour de Coda 3.0 propose des colonnes Canvas. (crédit : Coda)

Des alternatives viables ? 

Les mises à jour de Coda et Notion s'alignent sur les principales exigences des utilisateurs professionnels identifiées dans les études du cabinet 451 Research, a déclaré Raúl Castañón, notamment en apportant une plus grande connectivité entre les applications de productivité. Ces recherches ont mis en évidence certains des principaux obstacles affectant la productivité des équipes pour les entreprises. En particulier des informations cloisonnées dans différentes applications (28 %), un manque d'intégration entre les applications (26 %) et des difficultés à collaborer efficacement entre les applications (21 %). Parmi les autres possibilités d'amélioration de la productivité citées par les répondants figurent l'intégration de données provenant de différentes applications dans un flux de travail (31 %), la communication de l'avancement du travail par rapport aux objectifs (24 %) et la création de documents, de feuilles de calcul et de diapositives (24 %).

Ces priorités ne sont pas étrangères à Microsoft ou Google. Les deux fournisseurs ont ainsi mis à jour leurs propres applications de productivité pour offrir une plus grande flexibilité aux utilisateurs. Pour Google, cela a conduit au concept de Smart Canvas au sein de Workspace et à une plus grande connectivité entre des applications telles que Docs, Sheets et Slides, ainsi qu'à ses outils de collaboration tels que Meet et Chat. Microsoft quant à lui développe son Fluid Framework depuis un certain temps, aboutissant à la création de l'application Loop, annoncée l'année dernière et actuellement en avant-première, qui semble être un challenger plus direct pour les nouveaux venus tels que Coda et Notion. Alors que Coda et Notion ont gagné en popularité, Raúl Castañón ne s'attend cependant pas à ce qu'ils remplacent les applications de Microsoft et de Google de sitôt. « Il s'agit plutôt d'outils complémentaires destinés à traiter des cas d'utilisation pour lesquels les traitements de texte et les feuilles de calcul traditionnels n'ont pas été conçus », a-t-il déclaré, avec des capacités de collaboration en temps réel et asynchrone, d'intégration aux systèmes d'enregistrement, de gestion de projet d'équipe et d'automatisation du flux de travail. « Plus probablement, nous verrons une étape intermédiaire où ils coexisteront côte à côte avec les applications Microsoft et Google, offrant un certain niveau d'intégration », a expliqué Raúl Castañón.