Certains ont peut-être tendance à voir le scanner comme un équipement obsolète, qui n'a pas de rôle à jouer dans un contexte global de transformation numérique que l'intelligence artificielle générative fait encore évoluer. Pour Jesús Cabañas, directeur régional de PFU (EMEA), une filiale de Ricoh, la réalité est tout autre : « L'utilisation du scanner est loin de disparaître, encore moins avec les nouvelles solutions logicielles que nous associons à nos offres. » Certes, celui-ci prêche pour sa paroisse. Mais il est aussi un fin connaisseur du marché de la numérisation professionnelle, sur lequel PFU est active depuis des années, auparavant en tant que filiale du groupe Fujitsu et, depuis 2022, en tant que partie intégrante de Ricoh. Bien que spécialisée dans la vente (à 100 % en indirect) de scanners d'images, la société commercialise également d'autres offres, telles que des ordinateurs embarqués, des logiciels et des services de sécurité et de gestion des documents, des prestations de création d'infrastructures IT, pour ne citer qu'elles. Toutefois, les scanners restent ses produits phare. Elle en aurait vendu 15 millions dans le monde entre 1983 et début 2023.

En dépit du travail accompli par PFU et ses concurrents, « les scanners de documents restent méconnus » et « ne pas en disposer est un symbole d'inefficacité », estime Jesús Cabañas. « Ce qui appartient au passé, poursuit-il, n'est pas d'avoir des scanners dans un bureau, mais d'arriver au bureau et de voir les murs remplis de classeurs en papier. » Un papier dont l'utilisation est, selon lui loin de disparaître, en particulier dans les administrations publiques, mais aussi dans la banque et l'assurance, la santé, la logistique, l'hôtellerie et le secteur juridique. L'homme n'en reconnaît pas moins que le papier disparaît de certains processus d'entreprise, « mais il existera toujours, non seulement pour des raisons d'expérience utilisateur, mais aussi pour ne laisser personne sur le carreau ». Voilà pourquoi il juge que « le papier continuera d'exister en tant qu'élément de base » et que « la sortie du monde du papier sera graduelle et très chirurgicale dans certains processus d'entreprise ». Autrement dit, même dans un monde où le nombre d'impressions diminue, les volumes demeurent bien assez conséquents pour que les entreprises continuent de numériser.

La dernière étape de la transformation numérique

« On avait coutume de dire que la numérisation était la première étape de la transformation numérique. En réalité, c'est la dernière étape », affirme Jesús Cabañas. « Idéalement, les entreprises et les organismes publics devraient transformer leurs processus pour qu'ils soient entièrement en ligne. Mais dans les faits, il est difficile de ne pas recevoir de documents papier. Il s'agit toujours d'un atout essentiel, car toute la population n'utilise pas le web ». En ce sens, dit-il, « le scanner permet de combler le fossé numérique entre les générations ».

La numérisation, ajoute-t-il, « est bien plus qu'un simple balayage et nécessite des technologies avancées pour améliorer la capture des informations et les convertir en connaissances au sein des entreprises. Par conséquent, l'avenir et l'évolution du scanner consistent à faciliter le flux de connaissances dans les organisations ».

Pour le dirigeant, les scanners peuvent ouvrir des fenêtres commerciales pour de nombreuses entreprises, « par exemple, pour les cabinets de conseil, qui peuvent désormais traiter davantage d'informations avec ces outils, ou pour les banques, qui peuvent mettre en place de nouveaux processus liés aux demandes de prêt, etc. ».

Focus sur l'IA

PFU s'est orientée vers la fourniture de nouvelles offres basées sur l'intelligence artificielle, notamment les plateformes IDP (Intelligent Document Processing), la nouvelle génération de solutions d'automatisation, capable de capturer, d'extraire et de traiter des données à partir d'une variété de formats de documents. Le fournisseur exploite aussi les technologies NLP (Natural Language Processing), qui permettent aux entreprises de catégoriser leurs documents plus efficacement. « Ces technologies, combinées à la RPA (Robotic Process Automation), rendent les processus de gestion documentaire aussi efficaces que possible, explique Jesús Cabañas. C'est là que réside notre évolution, en garantissant la qualité des données afin que l'organisation puisse fonctionner de manière agile et simple. Notre approche peut être comparée à une pyramide dont la base est le document, qui monte ensuite vers les données, et dont le sommet renferme la connaissance. »