Quelques mois après le rachat de Sun, Oracle se prépare à relancer la suite bureautique Open Office, dans sa version 3.3, pour Mac OSX, Windows, Solaris et Linux (de 39 à 71 $ ht). A l'occasion d'un séminaire organisé le 13 juillet à Paris, la société de services Linagora est revenu sur cet outil encore encore peu utilisé dans les entreprises. Assimilable à une version light de Microsoft Office, Open Office tente depuis quelques années de s'imposer auprès du grand public et des entreprises. Et même si ses parts de marché augmentent quelque peu, Oracle - qui en a hérité lors du rachat de Sun - est encore loin d'atteindre le niveau de pénétration de l'éditeur de Redmond.

Faire face aux formats de la suite Office

Sophie Gautier, expert Open Office.org chez Linagora, a expliqué pourquoi cet outil est tant rejeté. Nombre d'entreprises et de particuliers disposent sur leur poste de travail de la suite Office de Microsoft, qui est parvenu à faire de son outil quasiment un standard. Lors d'échanges de documents, les formats les plus utilisés sont le .doc(x) pour les fichiers de type texte, le .xls(x) pour les tableurs et le .ppt(x) pour les présentations. Ainsi, lorsque des utilisateurs décident de passer en Open Source et d'économiser les coûts de la licence pour obtenir un outil qui délivrera des performances similaires, ils se retrouvent malgré tout face à quelques difficultés. Tout d'abord, lorsqu'un employé envoie un fichier Open Office à un autre collaborateur, si le destinataire ne dispose pas du logiciel ou s'il n'a pas le plu-in pour lire le format Open Document (odt), il ne pourra pas le faire. Il est vrai que le fichier peut être enregistré dans un format reconnu par Office, mais dans le cas des tableurs et des présentations, des différences entre les versions peuvent apparaître. Comme l'explique Sophie Gautier, « la compatibilité n'est pas totale». Finalement, une personne qui dispose d'Open Office peut lire les formats Office (docx) moyennant un plug-in devenu payant (71$ ht), mais, le plus souvent, ne pourra pas faire l'inverse. Dès lors, si une entreprise décide de migrer toute sa suite bureautique vers Open Office, elle devra prêter une attention particulière à la compatibilité des documents. Car même si les deux logiciels sont capables de travailler ensemble, cette compatibilité atteint des limites, surtout avec les fichiers issus des tableurs. « Une formule de calcul a toutes les chances de ne pas fonctionner dans les deux environnements » souligne Sophie Gautier.

Formation souvent nécessaire

Ainsi, pour une DSI, migrer vers de l'Open Source ne se fera pas en un jour. Elle doit prévoir la gestion des ses bases de données, de ses documents, vérifier quels sont les fichiers susceptibles d'être à nouveau utilisés, qui devront être convertis et ceux à archiver, qui ne serviront que dans le cadre d'une lecture. En parallèle, les utilisateurs qui ne sont pas habitués à cette solution et perdent leurs repères, peuvent avoir besoin d'une formation. La suite bureautique est leur outil au quotidien, la DSI doit donc les accompagner dans ce projet. Comme le précise Sophie Gautier, « la personne la plus importante est l'utilisateur et la DSI doit toujours garder cela en tête.». Elle ajoute que « dès le lancement du projet, l'entreprise doit impliquer les utilisateurs, en faire de véritables acteurs ».

Mise à jour légére

Reste que pour réduire le choc culturel, Oracle a décidé de continuer de s'aligner sur son plus grand concurrent. L'éditeur a ajouté à sa suite quelques fonctionnalités supplémentaires, telles que la mise en place d'un tableur avec 1 048 576 lignes comme pour Excel, l'incorporation de 14 polices PDF standards, ainsi qu'une barre de recherche rapide, évitant à l'utilisateur de devoir effectuer un « Ctrl F ». L'écran d'accueil et les couleurs de la solution seront également différentes. Etant donné le rachat de Sun par Oracle, le rouge remplacera la dominance de bleu. Ceci dit, de nombreux logiciels en Open Source se retrouvent sur les postes de travail ou encore sur les téléphones mobiles via Android, même si leurs utilisateurs ne s'en aperçoivent pas. Certains connaissent même un succès considérable comme le lecteur vidéo VLC.