« Les entreprises recherchent aujourd’hui de la fluidité dans les échanges entre les différents services et de la visibilité dans l’analyse commerciale et financière, d’avoir des données pertinentes et en temps réel », résume Tristan De Broucker, VP Product chez Sage. Et, cette fluidité implique avant tout de simplifier au maximum les processus à tous les niveaux (commercial, financier, administratif et/ou RH). Comment ? En évitant par exemple les doublons, en s’affranchissant au maximum de tâches quotidiennes à faible valeur ajoutée comme la saisie, en dématérialisant massivement, en réduisant le nombre d’applications ou en disposant d’outils interopérables vers d’autres applications. « Si je prends le fonctionnement d’un conseil d’administration, régie par le code du commerce, il faut respecter plusieurs étapes, 7 ou 8, qui impliquent par exemple d’écrire et de signer des documents électroniquement. Ce sont parfois 3 ou 4 applications qui sont utilisées alors qu’une seule plateforme pourrait suffire », donne en exemple Stéphane Ankaoua, COO chez Oodrive. Cette optimisation des processus est d’autant plus importante que tous les services transversaux aujourd’hui sont numérisés, mais souvent avec une approche très compartimentée et avec des outils hétérogènes et parfois peu ouverts. Résultat : un fonctionnement en silo qui a paradoxalement complexifié davantage les choses ; la digitalisation ne rimant pas forcément avec simplification. De plus, comme le rappelle Sabine Hagège, Product Strategic chez Workday, les utilisateurs sont souvent très frustrés par les outils proposés : « Les collaborateurs réclament des applications qui ressemblent à celles qu’ils utilisent dans leur sphère privée pour ne pas perdre de temps ».  

Covid 19 et réglementations : 2 facilitateurs de la dématérialisation 

Pour tous nos interlocuteurs, la Covid 19 a été un accélérateur et un catalyseur dans l’optimisation des processus documentaires suite au télétravail devenu presque obligatoire. Plus de dématérialisation, une plus grande adoption des solutions cloud, un recours massif à l’automatisation et à l’IA ont été constatés dans les demandes des entreprises auprès des éditeurs. « La crise sanitaire a effectivement agi comme un accélérateur, les entreprises viennent nous consulter pour faciliter le partage des documents, pour optimiser les processus internes, gagner du temps donc et réduire aussi les coûts, le ROI est rapidement identifiable en adoptant un traitement électronique des documents », confirme Victor Delancray, directeur commercial de DPii qui édite des solutions de dématérialisation. De même, les réglementations votées par les pouvoirs publics - mettant souvent en œuvre cette dématérialisation des processus - participent fortement à la simplification.  Prenons l’exemple de la facture électronique à venir qui sera obligatoire dès 2024 à 2026 suivant la taille des entreprises. Déjà, depuis le 1er janvier 2020, les entreprises doivent envoyer leurs factures à destination du secteur public au format électronique via le portail Chorus Pro ou vers une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration.  Au-delà de la lutte contre la fraude fiscale, la facture électronique va déjà supprimer les actuelles contraintes de traitement des factures papier et va surtout assurer une chaîne automatisée en continu. Enfin, elle va réduire l’usage du papier, c’est toujours bon pour l’environnement qui nous entoure.