Le récent déploiement du « choc numérique » par le ministère de la Justice donne une illustration concrète de cet enjeu dans le secteur public. Son plan « zéro papier » vise notamment à numériser les procédures encore transmises sur papier dans les parquets, afin d’éviter les délais et les ruptures dans la circulation de l’information. Mais le véritable défi consiste à faire entrer cette information dans le flux numérique de la procédure, pour qu’elle puisse être exploitée par les différents acteurs et systèmes de la chaîne judiciaire.

Faire circuler l’information, pas les documents

Une fois intégrée au processus, l’information doit encore être orientée vers le bon interlocuteur. Dans une entreprise, une facture numérisée peut par exemple être identifiée puis adressée au collaborateur chargé de sa validation, avant de poursuivre automatiquement son parcours.

Le document devient alors le point de départ d’une série d’actions plutôt qu’un fichier à faire circuler. « Il permet d’attribuer une tâche à un utilisateur », explique Benjamin Claus. Plutôt que de faire passer le document d’un interlocuteur à l’autre, le système attribue à chacun l’action qu’il doit réaliser et fait avancer le processus en conséquence.

Cette logique s’appuie sur des workflows capables de gérer les différentes étapes et les intervenants. Everteam, filiale de Kyocera spécialisée dans l’ECM et la gouvernance de l’information, propose notamment des fonctions de gestion de dossiers et de workflows pour organiser les processus documentaires et automatiser l’enchaînement des tâches.

Connecter le document aux applications métiers

Le workflow ne s’arrête toutefois pas à l’intervention d’un collaborateur. Une fois la facture validée, l’information doit pouvoir rejoindre le système qui prendra en charge la suite du traitement (comptabilité, gestion RH…) puis être conservée et archivée selon les règles définies.

Les fonctions d’intégration permettent alors de relier les documents aux applications de l’entreprise, notamment via des connecteurs ou des API REST. Everteam propose par exemple des interfaces avec différents référentiels et systèmes du SI, dont SAP, SharePoint et Microsoft 365. Pour une DSI aux ressources contraintes, cette capacité d’intégration est particulièrement importante : la gestion documentaire doit s'insérer dans les outils existants, pas s'y ajouter.

Quand l’IA s’attaque au « vrac numérique »

À mesure que l’information circule entre les différents systèmes de l’entreprise, une autre difficulté apparaît : la retrouver. Documents, espaces collaboratifs, messageries, applications métiers et services cloud ont multiplié les lieux où elle peut être stockée. L’information est partout, mais sa localisation devient parfois difficile à maîtriser.

Comment retrouver rapidement le bon document lorsque son nom, son emplacement ou son classement ne suffisent plus ? « Sur ce terrain, l'IA apporte de nouvelles capacités », indique Benjamin Claus. Elle intervient à deux niveaux. Dès l'entrée, l'Intelligent Document Processing (IDP) reconnaît le type de document, en extrait les données utiles et l'oriente vers le bon processus. Ensuite, en analysant le contenu et en enrichissant les métadonnées, l'IA permet de rechercher un document d'après ce qu'il contient, et non plus seulement d'après la manière dont il a été nommé ou rangé.

L'objectif est de passer d'un ensemble de documents dispersés à une information identifiée, structurée et exploitable.

De la technologie à la gouvernance de l’information

Derrière la capture, les workflows et les technologies d’IA, une question reste centrale : qui maîtrise l’information, ses usages et son cycle de vie ? « Bien gouverner l’information, c’est aussi définir comment elle est classée, qui peut y accéder, combien de temps elle est conservée et à quel moment elle doit disparaître », souligne Benjamin Claus.

Cette maîtrise devient critique avec l’IA. Un assistant comme Microsoft 365 Copilot s’appuie sur les droits d’accès existants : des permissions mal définies peuvent ainsi conduire à faire apparaître des informations sensibles dans les réponses fournies à un utilisateur. Plus largement, automatiser le traitement d’une information mal qualifiée ou soumise à de mauvaises règles ne fait qu’accélérer le problème.

C’est aussi là que l’accompagnement d’un partenaire prend tout son sens : définir les règles, intégrer les outils au SI et inscrire leur usage dans la durée. Car l’efficacité de l’automatisation repose d’abord sur une information bien maîtrisée et correctement gouvernée.