En 2025, la production d’imprimés en France était en baisse de 36 % en volume par rapport à 2010. La dématérialisation et le déclin de la presse papier restent les principaux moteurs de cette contraction. Dans les entreprises, la tendance est la même.

Chez Meritis, cabinet de conseil en transformation des systèmes d'information, le DSI, Laurent Plagnes, décrit une trajectoire typique : « Nous avons toujours eu un volume d’impression plutôt léger. Mais la crise sanitaire a accentué la tendance. On imprime encore moins depuis la Covid. »

La transition s'est faite par étapes. Le nombre d'imprimantes a été réduit, les serveurs d’impression ont été migrés vers du cloud print et, enfin, l’impression sécurisée par badge a été mise en place. L'évolution des usages a aidé : « La plupart de nos collaborateurs sont, de base, plus habitués au support numérique qu’au papier. »

Le budget avant la RSE

La motivation de départ n'était pas environnementale, même si l'entreprise est aujourd'hui labellisée B Corp. « À l'époque de la crise sanitaire, il y a six ans, la question budgétaire était prioritaire, reconnaît Laurent Plagnes. Mais cette réduction s’inscrit aujourd’hui pleinement dans notre démarche RSE et B Corp. »

La gestion des coûts reste l’enjeu numéro 1 de la gestion de l’impression. Selon l’étude Managed Print Services Landscape 2025, menée par Quocirca en août 2025 auprès de 400 organisations en France, au Royaume-Uni, en Allemagne et aux États-Unis, le contrôle des coûts est le premier défi rencontré dans la gestion de l’impression, cité par 41 % des répondants. En France, 39 % des entreprises placent la réduction de leur impact environnemental parmi leurs priorités.

Les métiers qui impriment encore

Le zéro papier reste pourtant hors d'atteinte. « On ne peut pas non plus s'en affranchir complètement, car il existe toujours des métiers qui l'exigent », poursuit Laurent Plagnes. Parmi lesquels : les fonctions RH, ADV, le service juridique ou encore les commerciaux. L’impression concerne en général certains documents contractuels.

Autrement dit, ce qui reste imprimé, ce sont surtout les documents qui engagent la responsabilité de l’entreprise. Ce n'est pas un hasard. Pour Olivier Iteanu, avocat spécialisé en droit du numérique, la question qui revient le plus souvent dans sa pratique est celle de la preuve juridique.

Papier ou numérique, le juge tranche

En théorie, le droit ne fait pas de distinction entre le papier et le numérique. Depuis la loi du 13 mars 2000, l'article 1366 du Code civil prévoit que : « L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. » Le support ne constitue donc pas, à lui seul, un motif de rejet pour le juge.

Toutefois, explique Olivier Iteanu, « il peut [les écarter] s'il n'est pas convaincu. Il doit motiver son rejet du document. À ce moment-là, c'est une question d'appréciation du juge souverain ». Or l'enjeu est de taille : « Pas de pièce, pas de preuve, pas de droit. »

La dématérialisation engendre de nouveaux risques. Certaines entreprises peuvent en effet se trouver engagées, malgré elles, par des écrits de leurs employés. Par exemple, des collaborateurs qui passent une commande avec une signature électronique alors qu’ils n’ont pas les autorisations requises. L'entreprise se trouve alors engagée à l'égard des tiers.

Deux mondes qui cohabitent

La facturation électronique, obligatoire en réception pour toutes les entreprises et en émission pour les grandes entreprises et les ETI depuis le 1er septembre 2026, illustre cette période de transition. Chez Meritis, la bascule a été facilitée du fait que les factures n'étaient déjà plus sur papier. Il restait néanmoins tout le volet plateforme agréée à mettre en place. Mais nombre d'ETI jonglent encore entre les deux formats.

C'est « un très bon exemple de cohabitation entre ces deux mondes », estime Olivier Iteanu. Et cette cohabitation perdurera. « Nous venons d'un monde papier qui s'est fissuré petit à petit. Aujourd’hui, nous entrons dans un monde quasi exclusivement numérique. Il va falloir trouver un système à mi-chemin qui tienne compte de la nécessité de sécurité juridique ».

Et de mettre en garde contre les excès, dans un sens comme dans l'autre : « En trente ans de pratique, nous sommes passés d’un système où l’on pouvait observer une espèce de technophobie, qui entraînait une résistance à toute évolution, à une technophilie tout aussi extrême ».

La confiance ne se décrète pas

Pourquoi une telle défiance ? Parce que la technologie ne suffit pas à créer la confiance. « La confiance, ce n'est ni la sécurité technique ni la sécurité fonctionnelle, insiste Olivier Iteanu. Ce qui donne confiance, ce sont des pratiques acceptées par l’ensemble de la communauté des utilisateurs et qui, culturellement, deviennent acceptables par tous. »

Le dernier papier ne disparaîtra donc pas par décret. « En matière numérique, le top-down, c’est-à-dire ce qui vient d’en haut, ne fonctionne pas toujours. C'est la communauté des utilisateurs qui décide », conclut l'avocat. Pour les DSI, le chantier n'est plus tant de réduire les volumes que de sécuriser, sur le plan juridique, les documents qui restent.

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