A côté de ses services de stockage et de partage de fichiers dans le cloud, Box propose une solution de collaboration en temps réel, Notes, dont il livre cette semaine une mise à jour et qu'il complète de versions desktop, pour PC et Mac. Lancée il y a trois ans en version web, cet outil a apparemment trouvé sa place dans les grandes entreprises puisque, selon son éditeur, il est utilisé par près de 40% du classement Fortune 500. L’un des intérêts de ce logiciel de travail en groupe, doté de fonctions de workflow et de gestion de contenus (documents, images, vidéos classés à l’aide de métadonnées), est d’être directement construit au sein de la plateforme Box. Il bénéficie de ce fait de fonctionnalités de sécurité et de gestion de la conformité conçues pour les entreprises, telles que le chiffrement des données (transférées ou sauvegardées) ou encore Box Governance pour retrouver les informations en cas de requêtes légales.

Sur sa conférence BoxWorks en septembre dernier, l’éditeur avait pré-annoncé ces versions PC et Mac et indiqué que l’outil serait plus facile à utiliser. Cela se traduit notamment par l’ajout d’une barre latérale qui permet, en un même endroit, de créer des notes et d’accéder à celles que l’on a récemment corrigées ou que l’on consulte fréquemment (enregistrées comme des signets favoris). « Il n’est plus nécessaire de fouiller à travers les dossiers pour trouver la note que vous avez ouvert hier, tout est disponible quand et où vous en avez besoin », expose dans un billet Jonathan Berger, responsable produit.

Une version mobile de Notes et une intégration avec Slack à l'étude

La mise en page et la navigation ont également été simplifiées et une vingtaine de raccourcis clavier ont été ajoutés. Les versions Mac et PC, qui donnent accès directement aux différentes notes, disposent des même fonctions d’édition simultanée que l’outil web à travers une interface épurée. Ainsi, les différents utilisateurs d’une même équipe peuvent consulter et modifier la même note ensemble, en temps réel. Les notes créées peuvent se modifier depuis un smartphone à travers les apps mobiles de Box pour iOS et Android, mais il n’y a pas encore de version mobile de l'outil Notes. Elle serait toutefois en développement.

Par ailleurs, les utilisateurs de Notes vont désormais pouvoir utiliser le logiciel sans avoir besoin d’un compte Box, ce qui devrait faciliter l’adoption des services de cloud de l’éditeur, a expliqué Aaron Levie, son CEO et co-fondateur, à nos confrères d’IDG News Service. En dehors de cet accès gratuit, le service Box Business, le plus utilisé, coûte 15 dollars par mois par utilisateur. Pour partager des documents en équipe, les entreprises utilisent également des outils comme Google Docs et Microsoft Office. Mais Aaron Levie assure ne pas se poser en rival de ces solutions. Avec Notes, l'objectif est de se concentrer sur la prise de notes immédiate qui permet de conserver des idées qui, sinon, se trouveraient enfouies pour longtemps dans des emails ou immédiatement oubliées. Il s'agit plutôt d'un concurrent de produits comme Evernote, Dropbox Paper, OneNote de Microsoft, voire de Quip (racheté par Salesforce).Le CEO a également confié qu’une intégration avec l’outil de messagerie instantanée Slack était à l’étude.

Parmi les utilisateurs français de la plateforme de partage et stockage de fichiers, la division Sports and Entertainement du groupe Lagardère a récemment témoigné de son utilisation du service cloud Box pour organiser et gérer 17 To de données.