Créée en 2008, Jobteaser a d'abord misé sur un développement en autofinancement à un rythme lui permettant de bien caler son modèle économique. « Nous avions beaucoup de gestion manuelle, avec des fichiers Excel, etc. » se souvient Nicolas Lombard, DG cofondateur de JobTeaser. Beaucoup de tâches étaient externalisées, notamment auprès d'un cabinet d'expertise comptable. En 2015, la plate-forme de mise en relation pour l'emploi (voir encadré) franchit une étape importante avec une première levée de fonds, le recrutement d'un DAF, le franchissement du seuil des cinquante salariés... Il devenait nécessaire de structurer et outiller des tâches de gestion, notamment de ressources humaines.

Aujourd'hui, Jobteaser réunit 257 collaborateurs dans sept pays européens (France, Allemagne, Italie, Belgique, Pays-Bas, Espagne et Royaume-Uni). La France est bien sûr le principal pays avec 210 collaborateurs sur trois bureaux (Paris, Lyon, Nantes) et toute la gestion des ressources humaines est pilotée depuis Paris. Pour accompagner cette forte croissance depuis 2015, Jobteaser a misé sur le SaaS Lucca avec une mise en production en septembre 2016 pour les premiers modules.

Le SaaS en choix stratégique

Quand une entreprise se développe, la tendance est normalement de se diriger vers des solutions traditionnelles type Sage, Cegid, etc. « De telles solutions ne nous semblaient pas correspondre à nos besoins, être plus des gros outils pour de grosses entreprises » objecte Nicolas Lombard. Jobteaser a d'ailleurs pris l'habitude de plutôt miser sur des SaaS, par exemple pour sa gestion contractuelle. Nicolas Lombard se réjouit : « nous avons cette chance de nous être développés à un moment où nous pouvions directement miser sur l'émergence de telles solutions pour couvrir nos besoins, sans avoir à d'abord opter pour un SI lourd ». La bureautique adoptée est ainsi Google Workspace. Un SaaS, bien entendu, évite d'avoir à se poser la question des infrastructures ou celle de l'administration technique.

Au-delà du modèle du SaaS, Lucca convenait bien à Jobteaser. Nicolas Lombard se rappelle : « j'ai rencontré les équipes de Lucca en 2015. J'ai été rassuré par les modalités du développement de la plate-forme, avec du développement agile à l'écoute des clients mais bien structuré, avec des product owners et des procédures formelles. En plus, son segment historique correspondait bien à notre profil : des entreprises de 50 à 250 personnes avec la possibilité d'aller au-delà. Parmi leurs clients, il y avait une référence intéressante : Criteo. De plus, c'est une solution française, ce qui renforçait ma confiance, et nos relations ont toujours été excellentes avec l'éditeur. » La solution très souple, modulaire, adaptée du point de vue fonctionnel avait en plus l'avantage d'une grande simplicité avec une ergonomie claire et, ce qui ne gâte rien, un coût raisonnable. Le modèle tarifaire de chaque module est au collaborateur géré avec quelques variations, par exemple un coût à la note de frais dans le module de gestion des notes de frais.

La simplicité d'usage pour satisfaire des équipes polyvalentes

Anne Le Bruchec, DRH de Jobteaser, précise : « il est très important que tous les gestionnaires puissent intervenir sur tout. Impossible d'avoir un spécialiste des congés, un spécialiste de la paye, etc. Nous avons des équipes polyvalentes et la solution doit donc être d'un abord simple d'usage. » De plus, Lucca propose bien sûr un portail dédié aux collaborateurs (module Poplee Core RH) et ceux-ci sont les plus autonomes possible. « Il y a beaucoup de self-service pour le collaborateur et c'est, par exemple, lui-même qui fait la mise à jour de son RIB en cas de besoin » pointe Anne Le Bruchec. La gestion des absences (congés, etc.) est, là aussi, gérée au sein d'un workflow (module Figgo) où chacun est autonome en tenant compte des législations locales (y compris les jours fériés). Les collaborateurs peuvent également simuler un solde avant/après une pose de congés. Les congés sont automatiquement intégrés dans le calendrier de Google Workspace. Le suivi des temps s'opère via le module Timmi. « Nous mettons en place en ce moment Timmi TimeSheet pour mieux suivre les temps de travail des collaborateurs, y compris ceux au forfait » relève Anne Le Bruchec.

Lucca s'interface de fait nativement avec tous les outils SaaS choisis par l'entreprise. Comme le relève Anne Le Bruchec, c'est d'ailleurs le cas du dernier outil SaaS choisi servant à du benchmark de rémunérations. Depuis l'été 2019, Jobteaser utilise pour sa comptabilité Oracle Netsuite, encore un SaaS, et les données de Lucca y sont nativement intégrées là aussi. Auparavant, d'autres solutions étaient utilisées mais sans intégration directe, les transferts de données se faisant via des exports/imports. Si Lucca peut gérer les différents aspects de la gestion des ressources humaines, il ne dispose pas d'un moteur de paye interne. Des partenaires de l'éditeur pouvant être intégrés avec Lucca existent mais le prestataire actuel de Jobteaser n'est pas dans ce cas. « Nous n'avons pas la volonté de gérer la paye en interne donc nous n'avons pas besoin d'un outil avec un moteur de paye » relève Anne Le Bruchec.

Un portail pour tout mettre à disposition des collaborateurs

Les bulletins de paye sont fournis en PDF et mis à disposition de tous les collaborateurs via le portail. Chacun est notifié quand un nouveau bulletin est disponible. Le discours de l'entreprise était de recommander aux collaborateurs de télécharger leurs bulletins de paye avant un départ mais une fonctionnalité récente de Lucca permet aussi un accès à un historique de bulletins, via un lien sécurisé, même sans compte de collaborateur actif. Les bulletins sont stockés sur les serveurs de Lucca mais chaque collaborateur peut bien sûr les télécharger quand il le souhaite. L'éditeur garantit la conservation des bulletins sur la durée légale.

La gestion des notes de frais s'effectue via le module Cleemy de manière digitale en France (en Allemagne, une trace papier reste obligatoire) : le collaborateur prend en photo son justificatif, celui-ci est traité par OCR et les données sont directement intégrées dans l'outil. « La gestion des notes de frais est un bon exemple de module sorti depuis le choix de Lucca » relève Anne Le Bruchec. Egalement récemment mis en oeuvre par Jobteaser, le module Poplee Rémunération collecte les variables de paie, facilite la gestion de la masse salariale et le suivi des rémunérations. Depuis l'an passé, Jobteaser y a intégré l'ensemble de l'historique de rémunération de chaque collaborateur depuis son entrée dans l'entreprise. La logique restant une assez large sous-traitance sur des sujets comme la paye, Jobteaser n'a aucune intention d'adopter une solution plus complexe et complète, comme Workday.