L’heure est à la simplification. Début 2020, Josselin Grégoire, fraîchement nommé directeur contrôle de gestion au sein du groupe Galeries Lafayette, entreprend un chantier de taille. Il souhaite mettre en place un outil unique à son équipe de contrôle de gestion, dans lequel les employés pourront faire à la fois le closing et l’élaboration budgétaire. L’objectif : mieux piloter le prévisionnel et les investissements à venir. Faisant le point sur les solutions détenues par le groupe, Josselin Grégoire explique que la direction financière a entrepris d’intégrer la solution CCH Tagetik (groupe Wolters Kluwer) mais s’est arrêtée aux premières étapes, à savoir l’achat de la solution en 2018 et avec la volonté de développer la partie élaboration budgétaire avant la partie closing, pourtant considérée comme primordiale.

Josselin Grégoire est directeur contrôle de gestion au sein du groupe Galeries Lafayette depuis début 2020. (Crédit : Galeries Lafayette)

Fort de ce constat, Josselin Grégoire explique avoir reposé le sujet sur la table lors de son arrivée à la direction contrôle de gestion. « On avait acheté plus ou moins Tagetik et on utilisait encore Hyperion d’Oracle. Avec Tagetik, on utilisait qu'un petit module qu'on avait développé pour élaborer les frais de personnel ». Il décide donc de reprendre le projet et choisit de poursuivre avec Tagetik. « Le but était d’avoir à la fois un seul et unique outil, dans lequel on faisait à la fois le closing (nos arrêtés mensuels et nos états de reporting financiers) et à la fois l'élaboration budgétaire (incluant les budgets révisés) » précise-t-il. Pour rappel, le closing se fait jusqu'alors avec l’outil Hyperion et l’élaboration budgétaire sur Excel et Access. Les données acquises dans ces solutions Office sont ensuite intégrées manuellement dans Hyperion puis dans SAP. Une activité chronophage qui demande beaucoup de temps aux opérateurs.

« Avoir un seul outil et minimiser les opérations manuelles »

« Le but n’est évidemment pas de remplacer Excel qui est un outil indispensable », insiste Josselin Grégoire, mais bien d’« avoir un seul outil et minimiser les opérations manuelles qui n’étaient pas à valeur ajoutée ». Il décide alors de basculer dans un premier temps le closing sur CCH Tagetik, aidé par l’intégrateur MeltOne, afin d’embarquer le quotidien des contrôleurs. « Si je ne le faisais pas, je me serais retrouvé avec un outil utilisé entre 2 et 4 fois par an et qui n’aurait pas été accepté dans le quotidien des utilisateurs ». En procédant ainsi, il explique installer une habitude d'utilisation de l'outil chez ses équipes. L'opération prend alors 4 mois entre octobre 2020 et janvier 2021.

Vue d'ensemble du tableau de bord de la solution CCH Tagetik - ici sur la partie Opex - utilisée par les Glaeries Lafayette. (Crédit : Galeries Lafayette)

Dans un second temps, les équipes procèdent au basculement de la partie élaboration budgétaire, une étape qui dure six mois. Elle comprend notamment les opex, le chiffre d'affaires, la marge, etc. « In fine, on arrive à utiliser sur l'ensemble de la chaîne, c'est à dire du closing mensuel jusqu'à l'élaboration budgétaire, un même outil ». Le changement, opéré à l’été 2021, permet ainsi aux équipes d’être prêts pour faire les budgets 2022 qu’ils doivent réaliser entre septembre et octobre 2021. « Nous avons commencé la réflexion début 2020 et avons fini à la fin de l’été 2021, soit un projet réalisé en l’espace d’un an et demi, dans un temps assez rapide » se félicite Josselin Grégoire.

Simplifier les processus et embarquer les équipes

En initiant cette transformation, Josselin Grégoire a souhaité simplifier à la fois certains processus mais aussi l’organisation de l’entreprise. « On ne pouvait pas partir sur des changements d'EPM en faisant copier-coller avec les anciens processus ou les anciens outils que nous avions ; il a fallu qu'on prenne du recul et qu'on se force à simplifier certains processus ». Une simplification qui amène à la création d’un poste d’administrateur fonctionnel. La personne à ce poste traite ainsi des tâches qui étaient auparavant réparties entre les différents contrôleurs de gestion. « Ils étaient à la fois administrateur fonctionnel d'un module de budget et administrateur fonctionnel d'une partie du closing, c’était donc réparti entre les fonctions centrales et opérationnelles. Du fait de cette création de poste unique pour l'ensemble de la finance et l'administration de Tagetik et de SAP, nous avons une seule personne qui rédige à la fois les procédures, est en échange avec l'intégrateur, avec l'éditeur et apporte bien plus d’efficacité », rapporte Josselin Grégoire.

Un autre défi, de taille, consistait à embarquer les équipes. Le directeur en charge du contrôle de gestion du groupe explique avoir, à cet effet, été accompagné par Tagetik et MeltOne. « Nous avions un vieil outil depuis une quinzaine d'années et de fait une base de contrôleurs de gestion adeptes de l’outil Hyperion ». Un travail de communication a donc été fait en amont de la formation des équipes à Tagetik afin de les rassurer et les guider. « Aujourd’hui, les 40 contrôleurs de gestion ont un très bon niveau et font leur propre reporting » ajoute Josselin Grégoire. Il précise vouloir poursuivre ce travail et proposer des formations continues aux utilisateurs actuels, afin qu’ils « continuent à monter en compétence lorsque de nouveaux modules arrivent ». Il cite en exemple le module SmartInsight de Tagetik, dédié à l’analyse de données dans le cloud et sur lequel les équipes devraient se former prochainement. Côté bénéfices, l’entreprise note une fluidification du processus d’élaboration budgétaire avec un gain de temps de 2 semaines réparti de la façon suivante : une semaine en amont sur l’élaboration du CA et de la marge, et une semaine en aval sur la transmission des données à la holding.