En agissant manuellement, la gestion des emails est un casse-tête pour les utilisateurs. De ce fait, les possibilités qu’offre l’IA dans l’automatisation des tâches, mais aussi dans les recommandations permettentde limiter toutes ces manipulations très chronophages. « Au cœur de la solution Mailvista se trouve un assistant digital, plus précisément, c’est une IA, que l’on a injectée dans nos fonctionnalités avec parcimonie, qui permet d’avoir cette production augmentée, mais elle n’a pas accès aux emails », explique Xavier Malaurie, dirigeant de la société Teamway. Ainsi, grâce à des algorithmes, l’application sait résumer, catégoriser, rechercher et attribue un score de recommandation à chaque message permettant de faciliter la priorisation et donc la réponse à donner. Et dans la prochaine version de Mailvista, l’IA prendra encore plus d’importance, l’utilisateur pourra notamment demander à l’assistant de planifier des réunions avec différents collaborateurs. Bref, une IA qui va personnaliser davantage l’expérience de l’utilisateur. Comme Mailvista, Notion a nativement intégré l’IA dans Notion Mail. Par exemple, l’IA analyse les emails entrants et les organise en catégories personnalisées, elle peut suggérer des réponses ou rédiger des messages complets en tenant compte du contexte et du style de l’utilisateur. L’IA propose aussi des créneaux de réunion synchronisés avec le calendrier. L’éditeur américain travaille même à la création d’agents personnalisés capables d’organiser des réunions et d’envoyer des mails personnalisés en masse, plus rapidement que ne le ferait un humain. A noter que Notion utilise actuellement divers modèles de langage, notamment ceux d’Anthropic et d’OpenAI.

Chez Jamespot, l’usage de l’IA fait partie de la gestion quotidienne de l’utilisateur, elle accélère les tâches chronophages comme la rédaction, la traduction et le résumé de contenus. Elle facilite également la recherche d’informations et de documents et apporte des réponses détaillées aux questions des collaborateurs. Et au fur et à mesure des avancées technologiques et des demandes des utilisateurs, Jamespot continuera d’enrichir sa plateforme. D’autre part, pour faciliter l’interaction entre les différents modèles de langage, l’éditeur travaille sur l’intégration du protocole MCP. De son côté, Wimi a enrichi son client mail Inbox intégré dans sa plateforme collaborative d’un agent Wimi Neo. Pour l’heure, cet agent, qui agit comme un chat, sert à trois tâches : correction des fautes d’orthographes, reformulation des phrases et une aide à la rédaction en fonction des désidératas de l’utilisateur. Dès 2026, les équipes techniques de Wimi vont créer un RAG permettant du classement automatique ou encore de la recherche sémantique sans mots clés. L’idée est d’appliquer aux emails ce que l’on fait dans les bases documentaires, à savoir de l'analyse sémantique avec des tags et de la vectorisation. « On sera capable de mieux identifier la signification d’un mail, par exemple de reconnaître une offre commerciale et d’apporter une réponse automatisée à tous les mails de promotion commerciale reçus », explique Lionel Roux, dirigeant de Wimi. Chez Cheops, les futures fonctionnalités à venir dans l’offre Mail in France - notamment pour les plus récentes (aide à la rédaction, résumés des emails et traduction) - feront également massivement appel à l’IA. « Nos choix se porteront sur des petits LLM en open source adaptés à nos outils que nous déploierons dans nos datacenters, n’oublions pas qu’il existe plus de deux millions de modèles », précise Alain Astgen, responsable avant-vente des solutions Mail in France et IA chez Cheops. En parallèle, ce dernier se servira du RAG pour des développements plus avancés, par exemple, pour enrichir automatiquement le contenu d’un email de documents ou d’informations internes à l’entreprise.