C’est une charge lourde. 30% du temps de travail des collaborateurs est consacré au traitement de leurs mails selon un étude de Microsoft de juin 2025. Dans le lot, toutes les correspondances ne sont pas cruciales mais le mail est un moyen de communication incontournable utilisé par les correspondants internes comme externes. Impossible d’y échapper.

Peu importe le moment, le salarié peut être amené à s’interrompre et devoir lire un message.  Avec toujours la peur de rater une information vitale. 65% des internautes déclarent ainsi vérifier leur messagerie toutes les heures. Même sans réception d’un email important, la seule consultation de la boîte prend du temps.

30% du temps de travail consacré aux mails

Le tri des mails paraît encore plus chronophage lorsqu’on se rend compte que bon nombre des courriels reçus sont sans intérêt. Le stress généré venant noircir le tableau.

Résultat, les salariés perdent en productivité et passent une partie de leur temps sur des tâches sans valeur ajoutée. Les process peuvent être ralentis, la collaboration mise en difficulté. Une information cruciale peut se perdre dans le flux. Et le collaborateur va perdre encore plus de temps pour recherche le fameux email. Le retour de congé est aussi problématique, l’employé devant traiter d’un seul coup tous les mails reçus en son absence, sachant que dans le lot il y aura forcément une demande importante et/ou urgente.

Dans un contexte professionnel, négliger le tri des mails paraît impensable pour éviter tout oubli. Une autre solution serait de s’aménager un créneau plutôt que traiter au fil de l’eau. Mais cela ne règle pas le problème du temps global passé au tri et peut allonger le délai de réponse. Les cadres importants peuvent sous-traiter la tâche à un collaborateur mais ce n’est pas le cas des échelons inférieurs et cela suppose de diffuser des informations parfois sensibles.  

Quels mails prioriser pour gagner du temps ?

Le tri automatique des mails peut être une réponse à ce problème. C’est ce que propose la solution Mailvista de TEAMWAY. Cette solution de gestion de mails trie les courriels à la place du collaborateur en leur attribuant un scoring selon leur importance. Pour faire son classement, Mailvista se base sur le contenu des mails en priorisant notamment ceux qui nécessitent une réponse immédiate. La boîte de réception peut être organisée en vues personnalisées classant les messages selon les dossiers en cours du salarié. La solution se connecte aussi à l’agenda du destinataire et met en avant les échanges relatifs à une échéance ou une réunion à venir. L’interface, que ce soit sur web ou mobile, signale les échanges les plus cruciaux et propose aussi un résumé par IA des messages, ce qui optimise encore plus le temps consacré à cette tâche. Mailvista est par ailleurs compatible avec les suites Office365 et Google.

Pour personnaliser l’expérience, deux modes de filtres sont proposés nativement. Le mode focus permet d’avoir accès directement à l’ensemble des mails importants. Le mode deep focus affine encore plus le tri :  à chaque consultation de sa boîte, l’utilisateur fixe un créneau de la durée de son choix et selon sa longueur, l’application lui proposera les tâches à traiter en priorité.

Des organisations de réunions trop chronophages

Mailvista promet également de faire gagner du temps lors de l’organisation de rendez-vous. Dans une version 2 à venir, l’application permettra de traiter automatiquement les propositions de réunion. Si les autres interlocuteurs utilisent la solution, l’organisation sera automatisée et Mailvista fixera une date et un horaire convenant aux agendas des uns et des autres.

Selon TEAMWAY, le salarié verra sa productivité augmenter ne perdant plus de temps à trier des emails inutiles et pouvant se focaliser sur la production de valeur. Les correspondances importantes seront priorisées et ne seront plus perdues dans la masse. Sans compter que la réduction du temps consacré aux tâches rébarbatives fera baisser le stress et améliorera les conditions de travail. Les collaborateurs pourront au total récupérer jusqu’à un tiers de leur journée de travail.