Face à cette saturation des emails, leur gestion est devenue nécessaire. Il est déjà possible de se faire aider par des entreprises spécialisées comme Mailoop par exemple, en effet, la start-up créée en 2017 lutte justement contre cette surcharge d’informations. « Notre réponse ne se base pas sur l’outillage mais sur les usages, d’appliquer une méthodologie en créant des espaces de dialogues structurés », explique Arthur Vinson, co-fondateur de Mailoop. Dans le détail, Mailoop agit en plusieurs étapes, déjà l’entreprise récolte, depuis le système d’information de son client, des traces numériques (entêtes des emails, entêtes des invitations de réunion, etc.) pendant quelques mois sans avoir accès aux contenus des courriels. Ensuite, une fois ces informations collectées, la start-up peut fournir des indicateurs à l’entreprise sur un large périmètre (des collaborateurs aux dirigeants). Enfin, l'éditeur va accompagner les équipes pour identifier des bonnes pratiques et les ancrer dans le temps long en formant des référents en interne. Mailoop a déjà conquis un certain nombre de clients comme Enedis, le département des Yvelines ou encore KPMG.

Focus sur les nouveaux outils

A l’opposé du cadre proposé par Mailoop, d'autres éditeurs, quant à eux, portent logiquement des nouvelles solutions pour mieux gérer ses emails comme le fait par exemple Mailvista qui vient de sortir un client de messagerie inédit augmenté à l’IA. « Note objectif est de révolutionner la façon d’aborder la messagerie », indique à ce titre Emmanuelle Martin, responsable marketing du groupe Altiore MT à l’origine de la marque Mailvista. Pour Xavier Malaurie, dirigeant de la société Teamway (faisant partie du groupe Altiore MT) dont les équipes ont développé l’outil, Mailvista classe les emails et les pièces jointes associées, les analyse, les priorise et sait agir intelligemment pour le compte de l’utilisateur, en utilisant des capacités IA. En outre, ce client, qui vient se connecter aux serveurs de messagerie existants (Microsoft et Google), propose une interface nouvelle aux utilisateurs via deux modes : Focus et Deep. Le premier permet entre autres à l’utilisateur d’accéder à ses messages les plus importants et le second lui donne plus de possibilités (planification, classement, traitement, priorisation, etc.). « L’idée n’est pas non plus de disrupter les habitudes des utilisateurs mais d’encourager l’adoption de l’outil en lui garantissant certains repères familiers », tient à préciser Xavier Malaurie. Aujourd’hui, la solution est en beta-test chez certains clients du groupe dont les noms n’ont pas été dévoilés. En termes de business, les dirigeants de Mailvista espèrent cibler 1 à 2 % des 42 millions d’utilisateurs de messagerie électroniques en France et surtout de leur faire gagner du temps dans leur gestion des emails, de l’ordre de 30 %. Enfin, Mailvista se veut un outil économe et durable, selon ses créateurs, l’outil réduirait drastiquement l'impact écologique de la boîte email, jusqu'à 93 % d’émissions de CO2 en moins.

Chez l’américain Notion qui a créé Notion mail, le client de messagerie d’aujourd’hui se doit d’être modulaire, personnalisable et intuitif. « Notion Mail n’est pas un simple service de messagerie parmi d’autres, c’est la première boîte de réception qui s’organise d’elle-même, rédige des emails et planifie des réunions selon vos préférences. En quelque sorte, Notion Mail est un hub de productivité personnalisé, capable de gérer les tâches à faible valeur ajoutée et de désencombrer la boîte de réception pour permettre de se concentrer sur ce qui compte vraiment », souligne Arpeet Kale, ingénieur chez Notion. Ainsi, parmi les fonctionnalités intégrées, Notion Mail (qui fonctionne avec Gmail) sait faire du tri automatique des emails et les organiser par projet ou domaine d’intérêt avec des filtres dédiés. A noter que Notion Mail est compatible avec l’application Notion, il est donc possible de taguer des pages Notion directement dans les messages. Selon l’éditeur, la France est son marché le plus important en Europe avec des millions d’utilisateurs, Mistral AI, Qonto, TheFork ou encore Accor exploitent par exemple l’application au quotidien. )

Une modernisation qui séduit d’autres éditeurs

De son côté, Cheops n’est pas aussi avancé en termes de développement dans la gestion des courriels dans son offre Mail in France, opérationnelle depuis 2024. Certes, le client de messagerie intégré se veut classique dans son usage, un peu comme Outlook, mais le fournisseur souhaite rajouter de nombreuses fonctionnalités entre 2025 et 2026 qui facilitent justement les utilisateurs à mieux gérer leurs emails. Selon Stéphane Caumont, directeur de la division cloud & managed services chez Cheops, la priorité est déjà d’aider l’utilisateur dans la rédaction des emails, mais aussi de lui proposer un résumé de leurs contenus ; dans un second temps, Cheops réfléchit à mieux identifier la criticité d’un email dans le flux global. Comment ? En analysant son contenu pour prioriser par la suite les réponses et en ayant aussi cette capacité de comprendre ce qui s’est passé dans la semaine et d’analyser les actions qui n’ont pas pu être engagées. Enfin, le fournisseur veut aider les utilisateurs à mieux classer le contenu de leurs emails en fonction des réglementations en vigueur. Chez Wimi, le client mail Inbox - intégré dans sa suite collaborative et bureautique qui se veut une alternative à MS 365 - s’enrichit aussi de fonctions qui facilitent le quotidien de l’utilisateur comme l’intégration de Wimi Neo, un agent d’aide à l’utilisateur basé sur Mistral et, plus tard, d’un RAG permettant du classement automatique (que nous détaillons dans la partie suivante).