Le fléau du stress. Le récent rapport Work Trend Index de Microsoft pointe que 52% des dirigeants et 48% des employés décrivent leur travail comme « chaotique » et « fragmenté ». De son côté, l’enquête People at Work menée en 2024 par ADP Research montrait que 61% des actifs français éprouvaient du stress au moins une fois par semaine.

Une des causes majeures du stress au travail est la submersion par d’innombrables mails. Prospections commerciales, demande de clients, informations de la direction, organisation d’une réunion, suivi d’un projet… Une masse de mails difficile à traiter soi-même et qui plonge les collaborateurs dans un trop-plein d’informations. C’est ce qu’on appelle l’infobésité. Un mal largement répandu. Selon TEAMWAY, 70% des managers déclarent souffrir de surcharge informationnelle liée aux mails.

70% des managers souffrent de surcharge informationnelle

Car difficile d’échapper à ce moyen essentiel de communication. Une non-réponse à un mail peut entraîner des conséquences sévères sur les relations commerciales ou la collaboration en interne. Avec des demandes de plus en plus urgentes. Les salariés sont alors forcés d’être en alerte sur leurs notifications. D’après Microsoft, un collaborateur peut être interrompu jusqu’à 275 fois par jour.

Tout ceci a un prix. C’est ce qu’on appelle le burn-out digital, la sensation de ne plus pouvoir déconnecter. Le stress et l’anxiété qui en découlent finissent par peser sur les entreprises. Baisse d’efficacité, absentéisme… La dégradation des conditions de travail est une perte de chance pour les organisations.

Le collaborateur submergé peut alors être tenté de couper ses notifications. Au risque de manquer un mail important. Le droit à la déconnexion règle lui le problème de la submersion en dehors des horaires de travail mais ne dit rien sur les messages reçus en journée. Certaines entreprises prônent de limiter le nombre d’emails internes pour privilégier les discussions en face à face ou les plateformes de type Teams ou Slack. Mais les discussions en face à face ne sont pas adaptées pour les collaborateurs sur des sites différents, l’usage de Teams ou Slack ne fait que déplacer le problème et surtout ces solutions ne règlent pas le cas des mails externes.

La fin des notifications intempestives ?

Une des réponses les plus efficaces est alors le tri automatique des mails et la personnalisation de sa messagerie via une solution de gestion de mails. Le collaborateur ne sera plus stressé par un flux interrompu de courriels, les plus importants étant priorisés, et aura à disposition un classement de ses messages selon ses dossiers du moment.

Parmi ces solutions de mails, on compte Mailvista, développé par TEAMWAY. Cette solution de tri automatisé établit un scoring pour chaque email reçu et les classe selon leur degré d’importance. Le filtre de Mailvista se base sur le contenu des échanges priorisant notamment ceux nécessitant une réponse immédiate.

L’enjeu de l'équilibre vie professionnelle/personnelle

Deux modes sont disponibles nativement. Le mode focus permet d’accéder à tous les échanges les plus importants. Le mode deep focus va plus loin et laisse le destinataire calibrer, à chaque vérification, le temps dont il dispose pour traiter ses messages. Selon la longueur de ce créneau, Mailvista lui proposera alors les tâches à traiter en priorité.

D’après l’éditeur, les collaborateurs n’auront plus à traiter un flux de multiples mails ce qui fera baisser leur stress, améliorant les conditions de travail. Le temps économisé entraîne également un meilleur équilibre entre vie personnelle et professionnelle et maximise la productivité. TEAMWAY promet ainsi un remède au burn-out digital.