L'organisation non-gouvernementale Aide et Action réalise des projets éducatifs humanitaires dans plus de vingt pays. Fondée en 1981, elle s'appuie sur 800 salariés et des milliers de bénévoles dans le monde. A partir de 2008, l'organisation a souhaité améliorer sa gestion et la transparence de ses comptes. Il s'agissait notamment de faciliter les consolidations internationales, le tout sans consacrer un budget trop important au projet, l'essentiel des fonds devant être attribué à l'activité de l'association. Pour cela, elle s'est réorganisée et a déployé mondialement un PGI en mode SaaS, en l'occurrence le PGI open-source ERP 5, hébergé par Nexedi. Le SaaS a également été retenu dans des pays en voie de développement aux infrastructures télécoms limitées.

Plus de fiabilité et de transparence

« Nous avions trois objectifs avec ce projet, à savoir garantir la fiabilité des informations en supprimant l'extra-comptable, mieux piloter la structure en bénéficiant d'une accessibilité permanente aux données et enfin disposer d'informations plus fines » se souvient Sabine Boyé-Gonçalves, secrétaire générale d'Aide et Action International. Auparavant, chaque pays disposait de son propre système et il fallait effectuer des retraitements manuels longs et complexes pour consolider les informations. En implémentant un PGI unique, les informations deviennent plus complètes, la transparence est améliorée et le reporting aux donateurs institutionnels (Banque Mondiale, Union Européenne...) plus conformes aux attentes de ceux-ci.

Le PGI est utilisé pour les fonctions finance et suivi budgétaire. Les écritures de paye sont incorporées en batch, chaque pays disposant de ses propres logiciels pour la gestion des rémunérations. Sabine Boyé-Gonçalves s'en explique : « la typologie des contrats et des réglementations était trop vaste ».

Un déploiement mondial à partir de trois pays pilotes

Le projet est initié à la fin de 2008. Mais il débute pour de bon en 2009, avec la création d'une structure internationale de droit suisse fédérant l'ensemble des organisations nationales. Au sein d'Aide et Action International, le secrétariat général pilote l'ensemble des fonctions support, notamment l'informatique, les ressources humaines et les finances. En 2010, le PGI est déployé au niveau de la structure internationale et de trois pays pilotes : le Sénégal, le Mali et la Guinée Conakry.

Cette première phase se déroulant bien, le projet est étendu mondialement en 2011, à l'exception des pays d'Asie du Sud. Ceux-ci ne seront déployés qu'en 2012, leur budget de cet exercice étant déjà inclus dans le système. « Des particularités comptables locales ont retardé le projet dans ces pays » constate Sabine Boyé-Gonçalves.

L'une des forces d'ERP 5 a été justement sa capacité à traiter dans une même instance et un même plan de comptes l'ensemble des