Lancé en octobre 2018 par la Dinsic (aujourd'hui devenue Dinum, la « DSI groupe » de l'État), le projet Osmose vise à expérimenter l'usage d'un réseau social d'entreprise pour faciliter la collaboration interministérielle et, au-delà, dans l'ensemble du secteur public. La Dinsic a ainsi choisi Jplatform 10 de Jalios en mode SaaS géré par l'éditeur et mis à disposition de l'ensemble de la fonction publique.

« Nous pensions rassembler 500 membres dans une dizaine de communautés pour cette expérimentation » se souvient Jean-Michel Mazouth, directeur de projet à la Dinum. Au bout d'un an, avec l'effet du bouche-à-oreille, l'expérimentation réunit environ 3000 membres dans une centaine de communautés. Jean-Michel Mazouth observe : « de toute évidence, cela répond à un besoin ». Les différentes communautés sont, ceci dit, plus ou moins actives. L'outil permet les échanges de fichiers de manière plus sûre entre agents ainsi que, bien entendu, les discussions au sein de forums et les commentaires sur les échanges.

Une nécessaire conduite du changement

L'outil a été mis en place à environnement technique constant puisqu'il s'agissait d'une expérimentation. En particulier, il n'y a toujours pas aujourd'hui d'annuaire unifié ou agrégé de la fonction publique, ce qui devrait arriver dans les années à venir, sous forme d'un équivalent à France Connect pour les agents (un nom envisagé est « Agent Connect »). L'application utilise donc son propre annuaire et les comptes sont créés à la demande auprès de la Dinsic. L'opération est, pour l'instant, semi-automatisée et très artisanale : le demandeur envoie la liste des comptes à créer sous forme d'un fichier traité ensuite.

Chaque agent disposant d'un compte peut ensuite compléter sa fiche individuelle et y indiquer ses savoir-faire en utilisant le référentiel interministériel des compétences. Ainsi, il peut être trouvé par ceux cherchant des personnes ayant ces compétences. L'idée est bien de faciliter la collaboration et l'assistance. Mais Jean-Michel Mazouth avertit : « le travail collaboratif reste une grande conduite du changement pour toutes les strates, notamment pour le management intermédiaire ».

Un enjeu de passage à l'échelle

Désormais, l'enjeu est le passage à l'échelle et la généralisation de l'outil. La Dinum travaille ainsi sur l'extension et la prolongation du projet en préparant une véritable offre interministérielle. L'existence d'un annuaire ou d'un méta-annuaire des agents publics serait un avantage certain pour cela. Enfin, pour Jean-Michel Mazouth, « il nous reste aussi à capitaliser sur les connaissances des membres pour apprendre à mieux conduire de telles communautés. »