La gestion documentaire évolue à grande vitesse. Désormais, de nombreuses tâches liées au traitement des documents - numérisation, tri, extraction d’informations, conformité - peuvent être partiellement ou totalement automatisées. Ce qui relevait autrefois de processus lourds et manuels bénéficie aujourd’hui des avancées de l’IA et du traitement intelligent de documents (IDP). Un changement de paradigme qui ouvre de nouvelles perspectives pour les entreprises… et introduit aussi de nouveaux défis, notamment la question de l’accès fluide à l’information.

Car pour que l’IA tienne ses promesses, encore faut-il que les données soient accessibles, bien structurées et débarrassées des barrières organisationnelles qui peuvent freiner leur exploitation. C’est à ce niveau qu’intervient le traitement intelligent de documents, ou IDP (Intelligent Document Processing). Cet ensemble de technologies combine la reconnaissance optique de caractères (OCR) et plus largement la vision par ordinateur, le traitement du langage naturel (NLP), l’apprentissage automatique (ou machine learning) et l’IA générative. Elle permet automatiquement de capter, analyser et exploiter les données issues de documents structurés ou non - qu’il s’agisse de formulaires, de contrats, de courriers, d’e-mails ou de justificatifs. Elle constitue un levier clé pour fiabiliser et accélérer les processus documentaires, tout en réduisant les interventions manuelles.

L'IDP face aux défis des silos de données

Les solutions IDP sont adaptables et peuvent être déployées dans une grande variété d'industries pour relever de nombreux défis. « Chez Xerox, nous travaillons avec un grand nombre de clients de divers secteurs : banque, assurance, mutuelles, assurance, énergie, téléphonie, … Ce sont souvent des  groupes qui gèrent de larges ensembles de données, dont certaines sont parfois cloisonnées, notamment entre le back-office et le front-office, » précise Charles Viez. Or, le stockage des données en silos réduit souvent la simplicité d'utilisation et la visibilité.

Les silos et le manque de visibilité sont deux obstacles majeurs qui empêchent les directions de tirer pleinement parti des outils d'IA. Face à cela, les solutions IDP offrent une vue à 360 degrés, réduisent les goulots d'étranglement et, plus globalement, diminuent la complexité technique qui pèse sur les DSI. L'optimisation de ces données devient un impératif pour les DSI, étant donné l'importance de la data au sein de ces groupes et l'avantage concurrentiel que leur bonne utilisation peut procurer sur des marchés très compétitifs.

En effet, les solutions IDP permettent de gagner du temps sur un grand nombre de tâches, tout en renforçant la conformité et la sécurité du traitement des données. Charles Viez poursuit : « Prenons l'exemple d'un groupe de téléphonie. Lorsqu'un client souscrit un contrat incluant la fourniture d’un smartphone, il fournit un certain nombre de documents légaux qui doivent être numérisés, et dont les informations seront extraites pour être transmises aux agents concernés. » La plateforme Xerox automatise alors l'extraction et le contrôle de ces données, ce qui permet aux agents de consacrer moins de temps à des tâches à faible valeur ajoutée. Cette évolution est devenue indispensable dans les industries compétitives où la rapidité de traitement est primordiale, à tel point que de nombreuses entreprises visent désormais un traitement instantané.

Des usages en constante évolution

Acteur historique majeur sur le marché de l'impression et de la gestion documentaire, Xerox a pris le virage de l'intelligence artificielle il y a quelques années pour développer ses technologies IDP. Selon Charles Viez, il s'agit d'une évolution logique et cohérente : « Notre vocation a toujours été de faciliter le travail des collaborateurs, de simplifier les processus, et grâce à notre portefeuille de services nous pouvons aider nos clients à relever leurs défis dans les domaines de la digitalisation et de l’automatisation, tout en améliorant l’expérience client. L'IA générative et l'IDP nous permettent de renforcer notre savoir-faire et d'accélérer cette numérisation croissante. Tester ces technologies et les proposer à nos clients nous permet de rester un acteur performant et innovant sur ce marché. »

Les technologies IDP évoluent rapidement, et leur déploiement au sein des entreprises devrait continuer à croître dans les années à venir, à mesure que les collaborateurs se familiarisent avec le sujet. « Ces outils ont déjà connu de nombreuses évolutions depuis leur lancement ; l’« APIsation » accélère et simplifie de nombreux usages, puisqu'elle permet d'interconnecter un grand nombre de solutions entre elles. Désormais, nous sommes également en mesure de calibrer nos solutions pour des pics d'activité spécifiques, sans transiger sur la qualité et la sécurité du service. L'adaptabilité de ces outils permettra de répondre à des cas d'usage toujours plus nombreux et variés. »